Hur billigt är egentligen ett gratis bokföringsprogram?

Gratis bokföring kan verka lockande för dig som småföretagare eller nystartare, som ständigt måste se över dina utgifter. Men håller verkligen ett gratis bokföringsprogram allt det lovar, eller kan det i själva verket innebära andra kostnader än i pengar? Här är fem oväntade fallgropar du helst vill slippa.

5 oanade fallgropar du bör undvika


1. Gratis bokföring i Excel är (fortfarande) inte tillåtet

Vi börjar med att döda en seglivad myt som tyvärr fortfarande lurar många företagare, speciellt nystartade enskilda firmor med bristfälliga bokföringskunskaper. Företag som erbjuder kostnadsfri bokföring i form av kalkylblad, Exceldokument och andra typer av mallar, agerar oseriöst och utnyttjar entreprenörers okunskap om vad lagen säger. Och bokföringslagen är tydlig, både för enskilda firmor, aktiebolag, stiftelser och andra verksamheter med näringsverksamhet:

 

1 § En juridisk person är bokföringsskyldig, om inte annat anges i 2-5 §§.

3 § Stiftelser är bokföringsskyldiga, om värdet av tillgångarna, beräknat enligt 4 §, överstiger en och en halv miljon kronor.

6 § En fysisk person som bedriver näringsverksamhet är bokföringsskyldig för denna.

Bokföringslag (1999:1078)

 

Bokföring i excelDin bokföring måste leva upp till de krav som finns i bokföringslagen, bland annat att allt ditt bokföringsarbete registreras på ett sätt som inte möjliggör fusk eller döljer misstag. Eftersom vanliga kalkylprogram som Excel inte loggar dina uppgifter, får du helt enkelt inte lov att bokföra i kalkylmallar. Du kan alltså utgå ifrån att ditt företag behöver någon form av bokföringsprogram, oavsett om du planerar att sköta bokföringen själv eller samarbeta med en redovisningsbyrå.

 Lär dig grunderna i bokföring med vår enkla guide (PDF)

Mindre verksamheter med liten omsättning kan ibland välja att bokföra manuellt med penna. Fastän denna metod kanske är så billigt det kan bli, räknar man sällan på tiden det faktiskt tar att göra ändringsverifikationer, fylla i sin deklaration och annat merarbete, som ett effektivt bokföringsprogram hade kunnat sköta nästan helt automatiskt. Hur mycket tid vill du lägga på manuell bokföring, som du i stället hade kunnat lägga på en kund eller kanske på vänner och familj?

2. Ett bokföringsprogram måste klara av mer än bara bokföring

Det är lätt att tro att administrationen är löst i företaget när du införskaffat ett bokföringsprogram. Det dröjer dock inte länge förrän du upptäcker att bokföring, fakturering, löner, deklaration och mycket annat hänger ihop. Ett enkelt, intelligent bokföringsprogram i dag sköter den mesta av bokföringen när du fakturerar och kan dessutom nästan helt på egen hand producera underlaget till din årsdeklaration.

 6 frågor du bör ställa när du väljer program med förenklad bokföring

Våga därför vara kritisk till erbjudanden om gratis bokföring och gräv djupare. Några viktiga frågor du bör ställa dig själv när du testar gratis bokföringsprogram:

Du inser nog ganska snart att ett "bokföringsprogram" bara är början. Även om det kan vara klokt att komma igång med endast bokföringen online, framför allt som nystartare med liten budget, kommer du efterhand som din verksamhet utvecklas att vilja förenkla även din fakturering och minimera administrationen. Då behöver du ett ekonomiprogram som klarar av betydligt mer än bara bokföring och stöttar hela din verksamhet.

3. Om det låter för bra för att vara sant…

...är det också ofta så. Precis som för dig måste ekonomileverantörer som erbjuder gratisfunktionalitet få omsättningen att gå runt i sin verksamhet. Deras affärsmodell går därför ut på att ta betalt på andra sätt eller för andra funktioner, än de som du kanske initialt blev lockad av. Det kan i bästa fall leda till oanade kostnader i form av pengar eller merarbete, och i värsta fall sluta med att du känner dig vilseledd och otrygg i ditt val av program.

"På deras webbplats marknadsförs det som ett system med "gratis bokföring med full funktionalitet". Men om man klickar in sig på deras information om "tilläggstjänster" och expanderar "bokföring" så står det att många delar inte ingår i gratispaketet. Framför allt ingår inte "Rättelseverifikation". Med andra ord, om du någonsin råkar mata in något fel så måste du köpa bronspaketet. Detta är vad jag skulle kalla för vilseledande marknadsföring och vittnar om företagets (i min mening) dåliga affärsmoral."
Kalle543, "Gratis bokföring med Promikbook.com"

Därför är det extra viktigt att du inleder ditt inköp av bokföringsprogram med att testa och jämföra olika produkter och leverantörer, precis som du gör innan du bokar hotell, flyg eller hyrbil. Tyvärr är gratismarknaden inte en helt transparent och seriös marknad. Det avspeglar sig till exempel i vilseledande och falsk marknadsföring. Något som i sökresultaten kan se lockande ut...

Gratis bokföringsprogram i Googles sökresultat

…kan sedan visa sig vara ett lockbete som slösade bort din tid:

Är gratis verkligen gratis?

Men även hos aktörer som marknadsför sig mer seriöst kan det uppstå besvikelse om du inte noggrant undersöker funktionaliteten. Saker du som företagare tar för givet kan visa sig vara just det som utelämnas eller kostar extra. Hur effektiv blir du i din vardag om du kan bokföra men inte fakturera i samma program? Finns det över huvud taget garanterad support om du skulle köra fast? Och kan du till exempel sköta din bokföring både som aktiebolag och enskild firma?

Som med alla erbjudanden är det en bra affär om du som kund känner dig nöjd med vad du får gentemot vad du har betalt. En realistisk inställning till gratisprogram är därför att du inte kan förvänta dig den funktionalitet och det stöd som du skulle kräva av en betaltjänst. Det är därför svårt och ibland rent av omöjligt att ställa krav på ett gratisprogram, om att till exempel kunna bokföra enligt faktureringsmetoden som aktiebolag, få support om hur du ska bokföra eller få dina fakturor bokförda i ett och samma system. Kräver du den tryggheten i ditt företagande bör du nog vara beredd på att betala någonting för tjänsten.

 Vilket bokföringsprogram passar just ditt företag?

4. Är du beredd att betala med något annat än pengar?

När företag tänker på kostnader ser de ofta framför sig utgifter i form av pengar. Men i en verksamhet som bygger på arbetsinsatser kan kostnader lika gärna vara tid, energi och framåtanda. Poängen med ett intelligent bokföringsprogram är att du som företagare ska ägna mindre energi åt administration och mer åt att framgångsrikt utveckla dina affärer. Då är det sista du behöver ett "gratis" program, som kanske just nu inte kostar någonting i pengar, men som kräver andra typer av uppoffringar.

"Jag laddade ner ett gratis bokföringsprogram för ganska längesedan men det är skitkrångligt. Det bara strular när jag ska lägga upp konton och strukturen för min bokföring. Jag tröttnade och har skött bokföringen i Excel istället vilket, enligt material från Skatteverket som jag nu läser, är ett ogiltigt sätt att bokföra på... Därför behöver jag tips och hjälp för att hitta det enklaste programmet möjligt och det snart!"
Jammla, "Behöver tips på bokföringsprogram!"

Fundera som företagareDen sämsta utgångspunkten för ditt företagande, speciellt om du är nystartad, är att helt förlita dig på ett program som i slutändan inte visar sig leva upp till dina förväntningar. Gratis till trots står du då plötsligt inför kostnader i form av tid att jämföra och kontakta nya programleverantörer, ta reda på om och hur du kan föra över din nuvarande bokföring och faktureringshistorik till ett mer kompetent program, och kanske framför allt känslan av att du just nu inte driver verksamheten framåt, utan i cirklar.

Står du då dessutom utan pålitlig support som direkt kan hjälpa dig vidare, kan du enkelt börja räkna på vad den här tiden i praktiken även kommer att kosta dig i effektiv arbetstid - det vill säga förlorade intäkter.

 Så gör du en budget för likviditet

För att undvika att hamna i den här situationen bör du som företagare titta på helheten av erbjudandet du godkänner när du väljer bokföringsprogram. Du väljer ju i praktiken inte bara ett program, utan upprättar också en relation till en leverantör. Det finns trots allt ingen myndighet som kvalitetssäkrar eller "godkänner" bokföringsprogram. Det innebär att du bör granska leverantören minst lika mycket som produkten. Några relevanta frågor att ställa är:

 Hur länge har företaget funnits och verkar de ha en affärsmodell som är långsiktig?
 Hur pratar andra företagare och kollegor om företaget i din omgivning och på nätet? Googla varumärket och undersök!
 Verkar programleverantören förstå dig och din situation som företagare? Underskatta inte känslan som varumärket ger dig vid första intrycket!
 Erbjuder företaget mer än bara program för bokföring?
 Kan du lita på att programmet uppdateras löpande för att följa de senaste lagarna och reglerna?
 Finns det pålitlig support och hur omnämns den på forum, hemsidor och sociala medier?
 Hur väl verkar företaget samarbeta med redovisningsbyråer?
 Innehåller programmet reklam eller andra potentiella störningsmoment?

"Och som någon nämnde så brukar gratisprogram och "nedladdade" program inte vara så bra. Anledningen har vi särskilt sett dom sista åren då det blivit en hel del förändringar av skatteregler. Och då är det ganska bra att ha avtal med sin leverantör så man får programmet uppdaterat."
Hans F, "Bästa gratis bokföringsprogram?"

Du skulle aldrig komma på tanken att köpa eller leasa en bil till din verksamhet om du inte åtminstone kände till varumärket och hade en uppfattning om vad det stod för eller var speciellt känt för. På samma sätt bokar vi hotell, väljer flygbolag och i dag till och med skolplats för våra barn. Samma inställning behöver du ha när du gör det viktiga valet av bokföringsprogram till ditt företag. Det är något du vill kunna förlita dig på så att du kan slappna av kring administrationen och i stället lägga krutet på din passion.

5. Vad händer om det slutar vara gratis?

Eftertänksam företagareSom företagare är du säkert van vid oförutsedda händelser i vardagen. Det tar en del energi att snabbt ställa om sitt arbete när det krävs för att möta kundernas behov. Därför är det viktigt att åtminstone din ekonomi och administration är hyfsat planerad och förutbestämd, utan obehagliga överraskningar. Hur påverkas den tryggheten av att välja ett gratisprogram där villkoren eller kostnaderna snabbt kan förändras?

Det hör inte till ovanligheterna att tjänster som ena dagen är gratis, plötsligt delvis eller helt antingen börjar kosta pengar eller begränsas i funktionalitet. Ett aktuellt exempel är när Microsoft meddelade att de minskar det fria lagringsutrymmet på OneDrive från 15 till 5 GB. Kanske fanns det en god idé från Microsofts sida att förändra sin tjänst. För företagare som kanske lagrat viktiga företagsfiler i molntjänsten spelar det såklart ingen roll - förändringen kan bli oväntad och ställa till problem i verksamheten.

"Huvudproblemet med "gratis" programvara är att den inte kommer med några förpliktelser från utgivaren. Om 2 år så kan det hux flux vara borta utan att de begår något kontraktsbrott. Det var ju gratis. Inte jätteroligt att ha sin bokföring där då."
Tantolunden, "Jag vill bokföra online"

Då kan det vara både bekvämt och tryggt att välja prenumerationstjänster som löper över längre tidsperioder än månadsvis. Ditt bokföringsprogram är inget undantag. Förutom att det ofta är billigare slipper du också att oroa dig över oväntade förändringar i användarvillkor eller kostnader, som på kort tid kan påverka din ekonomi och verksamhet.

Särskilt nyföretagare är beroende av en långsiktig budgetering med tydliga förväntningar på hur ekonomin och verksamheten utvecklas under året. Då kan det vara extra lockande med en kostnadsfri ingång till exempelvis bokföring. Men om tjänsten plötsligt skulle begränsas, kräva dyr support eller börja kosta vid viss användning av programmet, uppstår i stället en oplanerad utgift. En mer trygg och hållbar lösning kan därför snarare vara att faktiskt planera in en mindre utgift i budgeten för ekonomihanteringen, som garanterar dig support och långsiktighet i verksamheten.

Visma eEkonomi

Visma eEkonomi

Bokföring och fakturering online

Visma eEkonomi passar dig som har enskild firma, handelsbolag och aktiebolag.

Läs mer