Företagare med enkelt bokföringsprogram, Visma

Så väljer du ett enkelt bokföringsprogram som passar
6 viktiga frågor du bör ställa

Bokföringen "ska bara fungera". Så känner nog de flesta företagare, speciellt nystartare och enskilda firmor med mindre omsättning. Då lockar det att välja ett enkelt bokföringsprogram, men vad ska du då tänka på för att välja rätt? Här är sex viktiga frågor du bör undersöka när du testar program.

Uppdaterad: 2017-05-16

Gå direkt till avsnitt:
1. Hur förenklas din bokföring?
2. Hur hjälper programmet dig bli en bättre företagare?
3. Kan enkelhet ibland vara otillräckligt?
4. Finns hjälp att få när det kör ihop sig?
5. Kan du byta program om du behöver?
6. Vilken hjälp kan du få av en byrå?

1. Hur förenklas din bokföring?

Som företagare vill du såklart att bokföringen ska gå så smidigt som möjligt. Samtidigt måste bokföringen i praktiken vara så detaljerad att du snabbt kan djupdyka i din ekonomi. Hur stora var dina inkomster för tre månader sedan? Vilka fasta utgifter har minskat den senaste tiden? Detta är vardagsfrågor för de allra flesta företagare.

 Guide: Bokföring för nybörjare (PDF)

När programleverantörer säger att de erbjuder enkel bokföring har du därför rätt att ställa frågan: På vilket sätt är bokföringen enkel? Undersök noga följande funktioner när du testar enkelheten i bokföringsprogram.

Manuell bokföring med Excel/bokföringsbok

Bokföring i Excel är inte tillåtetEtt kalkylblad i Excel kan väl knappast räknas som ett "program", men tyvärr väljer många företagare fortfarande den här lösningen i hopp om att det ska vara billigt och enkelt. Företag som erbjuder enkel bokföring i form av kalkylblad agerar oseriöst. Enligt bokföringslagen ska bokföringen ske på ett "varaktigt sätt", vilket innebär att du inte får ändra misstag efter att bokföringen är låst.

Eftersom vanliga kalkylprogram som Excel inte loggar dina uppgifter, får du helt enkelt inte lov att bokföra i kalkylmallar. Av samma skäl får du inte lov att bokföra för hand i bokföringsbok med vanlig blyertspenna - endast bläckpenna duger. Att föra bok manuellt på papper kan verka som en billig bokföringslösning, men är det verkligen enkelt?

Det är lätt att bara fokusera på själva bokföringen, men du ska ju även producera en momsdeklaration, ett bokslut och en årsdeklaration. Om din bokföring då är skött manuellt på papper inser du snart att det kommer innebära en hel del merarbete, dessutom med risk för att det blir fel när du räknar ner alla kolumner och summerar för hand. Om du har mer än ett tiotal affärshändelser om året är bokföring för hand på papper varken en enkel eller långsiktig lösning.

Förenklad bokföring med bankavstämning

Allt fler företagshändelser sker digitalt och går direkt via ditt företagskonto på banken. Om du driver en e-handelsbutik eller ett IT-inriktat tjänsteföretag, kan nästan alla dina affärer bestå av bankhändelser. Då kan det vara mycket smidigt att välja ett bokföringsprogram som har en koppling till din internetbank.

I praktiken innebär det att en stor del av din bokföring sker automatiskt i samband med affärshändelsen. Ditt program registrerar då händelsen, försöker matcha den med ett passande bokföringskonto, och kvar för dig är då endast att granska och godkänna bokföringen. Speciellt smart är det om du använder kontantmetoden, eftersom du då bokför när pengar går in eller ut på ditt bankkonto.

Förenkla ditt företagande. Bokför online.

Visma eEkonomiVisma eEkonomi är fakturerings- och bokföringsprogrammet som effektiviserar din vardag som företagare. Du kan sköta din fakturering och bokföring i datorn, surfplattan och smartphonen.

Prova Visma eEkonomi

 

Automatisk bokföring med AI/maskininlärning

Automatisk bokföring med Visma SpcsEtt program som bokför på autopilot - en dröm eller snart verklighet? Allt fler program börjar kunna lära sig hur affärshändelserna i ditt företag ska bokföras. Det är möjligt tack vare att programmen bygger på artificiell intelligens, som tolkar hur affärshändelserna i ditt företag borde bokföras.

Ju mer du bokför, desto smartare blir ett program som försöker automatisera ditt arbete. Det beror på att det använder så kallad maskininlärning, en metod för att låta datorn lära sig av hur du har bokfört tidigare. Just nu är de flesta sådana här program i ett tidigt utvecklingsstadium och kräver fortfarande att du manuellt granskar och godkänner bokföringsförslagen. Visma eEkonomi erbjuder t.ex. i dag bokföringshjälp som lär sig hur du ska kontera verifikationer, baserat på din tidigare bokföring.

Det är därför viktigt att förstå att ett bokföringsprogram inte kan förväntas vara "enkelt" eller "automatiskt" direkt när du köper det. Snarare behöver du aktivt jobba i det för att du på sikt ska kunna spara in tid och energi på din administration. Trots det är nog alla överens om att framtidens enkla bokföringsprogram också till stor del kommer att fungera mer eller mindre automatiskt.

2. Hur hjälper programmet dig bli en bättre företagare?

Det är lätt att bara tänka på bokföringen som något du vill få undanstökat så enkelt och fort som möjligt. Men bokföring är inte något du bara gör för att slippa få otäcka samtal från Skatteverket. Det handlar i grunden om att få kontroll över din verksamhet och löpande förstå hur du ska utveckla företaget och affärerna. Kort och gott, det räcker inte att bokföringen är enkel, den måste samtidigt också säga dig någonting.

Likviditetsprognos i Visma eEkonomi
Likviditetsprognos i vårt bokföringsprogram online, Visma eEkonomi. Klicka på bilden för att förstora den.

En central fråga när du testar ett program är därför hur det använder din bokföring för att ge dig överblick och kontinuerlig feedback kring din ekonomi. Ger dig det över huvud taget en bild över din likviditet, dina samlade intäkter och utgifter, och hur din ekonomi beräknas se ut om några veckor? Ett bokföringsprogram som är enkelt men inte omsätter bokföringen till affärsanalys, är i praktiken ett svårttolkat och ointelligent hjälpmedel i ditt företag.

 Undvik kassakris - så gör du en mall för likviditetsbudget

3. Kan enkelhet ibland vara otillräckligt?

Den kanske viktigaste frågan när du väljer bokföringsprogram är om det motsvarar dina behov, nu och i framtiden. Då kan det bli problem om du valt ett bokföringsprogram som är mycket enkelt att använda just nu, men saknar viktiga funktioner som senare kan bli nödvändiga i ditt företag.

"Man kanske inte ska fundera så mycket på grundläggande funktioner som man troligen behöver redan från början. Har programmet inte det så välj det inte. Finns många bra och även gratis program att välja här. Fundera istället på vilka extrafunktioner som finns och som kan vara av intresse längre fram. Tex fakturering, inkassohjälp, alla register som man vill hålla som kunder, artiklar mm, behövs lagerhantering mm."
Johan Boström, "Hjälp mig hitta enkelt bokföringsprogram snälla"

Jobbar med bokföring, VismaKort och gott, "enkelheten" bör inte innebära att programmet funktionsmässigt är för simpelt och därmed inte går att växa i som företag. Testa programmet och undersök vilka funktioner du kan tänkas behöva i framtiden, till exempel:

 Går det att fakturera i programmet vid behov och är faktureringen kopplad till bokföringen på ett smart sätt, så att du i princip bokför samtidigt som du fakturerar?

 Hur enkelt är det att skapa deklaration och årsredovisning utifrån bokföringen?

 Finns inbyggd tidrapportering och hur väl är den integrerad med bokföringen och faktureringen? Kan vara speciellt intressant för dig med tjänsteföretag.

 Om du en dag skulle vilja anställa personer i företaget, finns det lönehantering i programmet?

 Om din verksamhet växer, kan programmet erbjuda funktioner som order, offert och lagerhantering?

 Guide: Vilket bokföringsprogram passar dig?

4. Finns hjälp att få när det kör ihop sig?

Enkelhet i all sin ära, men förr eller senare kan även den mest erfarne bokföraren stöta på problem. Vart vänder du dig då? Det är viktigt när du testar bokföringsprogram att du även undersöker själva programleverantören. Vad står den för, hur pålitlig verkar den vara, vad säger andra företagare i Sverige om företaget och vilken typ av support erbjuds?

"För mig är det inte bara priset på programmet som är viktigt. Det är även viktigt att man får snabb och bra kundservice. Själv har jag provat många olika bokföringsprogram. Men om man vill ha ett bra program med bra service, då skall man kolla vad Visma kan erbjuda. Har alltid fått bra service av Vismas kundservice. Dem är bäst enligt mig."
Smålands konsult AB, "Hjälp mig hitta enkelt bokföringsprogram snälla"

I fallet med gratis bokföringsprogram kan en relevant fråga till och med vara: Är du garanterad support över huvud taget? Bli inte förvånad om svaret då är att support endast kan garanteras för betalande kunder eller är starkt begränsad under arbetsintensiva delar av året.

En annan viktig aspekt av supporten är att undersöka vilken typ av hjälp som erbjuds. Kan du både få hjälp med själva produkten och hur du ska bokföra korrekt? Enkla bokföringsprogram försöker ofta ge bokföringsförslag eller automatisera ditt arbete på olika sätt, men det ställer i sin tur högre krav på att du godkänner rätt information. Tänk på att det är du och ingen annan som i slutändan som ska kunna stå för bokföringen inför Skatteverket.

5. Kan du byta program om du behöver?

Dags för nytt bokföringsprogram?Ju mer bokföringen förenklas av ett program, desto viktigare är det att programmet bygger på standardiserade format och tillåter kopplingar till andra bokföringstjänster. Eftersom starkt förenklade program ofta pratar ett alldeles eget "programspråk" för att sköta bokföringen, finns risken att du blir inlåst i produkten om du en dag behöver flytta bokföringen till annat program.

Kan du exportera bokföringen i sin helhet till ett standardformat som SIE? Finns det kopplingar till väletablerade tjänster och leverantörer på marknaden, så att du antingen kan utöka programmets funktioner eller helt byta leverantör vid behov? I takt med att bokföringsarbetet förenklas allt mer och affärsanalysen från själva bokföringen i stället blir viktigare, bör du kräva att ha möjligheten att flytta din företagsdata till valfritt system för att maximera nyttan av din bokföring.

6. Vilken hjälp kan du få av en byrå?

Innan du väljer program bör du tänka till hur mycket av ekonomiarbetet du klarar av att sköta på egen hand. Här kan lösningen bestå av allt från att du gör bokföring, deklaration, bokslut och rapporter helt på egen hand i programmet, till att du bjuder in en redovisningsbyrå att t.ex. hjälpa dig med delar av bokföringen och deklarationsarbetet.

"Jag håller reda på verifikationer, häftar upp dem på A4, sorterar dem i tidsordning, skickar ut fakturor och gör en reserapport. Ja och så gör jag en lista med kundfordringar och skriver ut ett kontoutdrag. Allt detta lämnar jag sedan över till min bokförare som slår in det i sitt program och skriver ut en resultatrapport och ger till mig. Han gör sen iofs också deklarationen. Men jag tycker jag gör det mesta jobbet redan nu egentligen, och tänkte att då kan jag ju lika gärna göra allt och spara en liten penning."
Stefan Swales, "Våga börja bokföra själv?"

Förutsättningen för ett byråsamarbet är såklart att bokföringsprogrammet tillåter sådant samarbete. Det är lätt att bara gå på reklamen som förklarar hur enkel bokföringen är och glömma bort det professionella stöd du åtminstone inledningsvis kan behöva från någon som är redovisningskunnig. Ett smart bokföringsprogram bör kunna ge dig och en byrå olika användarkonton, så att din byrå kan logga in direkt i programmet och själv jobba med din bokföring när du behöver hjälp.

Text: Alexander Rehnborg

Vi hjälper dig till ett framgångsrikt företagande.

FÖlj vårt nyhetsbrev