Kom igång

Överföring av löneuppgifter
Syftet med dokumentet är att beskriva vilka uppgifter som förs över mellan Rexor och aktuellt löneprogram samt vilka inställningar som behöver göras i respektive system.

I detta dokument används Visma Lön 600 som exempel. Inställningar och metoder är dock snarlika oavsett vilket löneprogram som är aktuellt.

Löneunderlag från Rexor till löneprogram
Följande lönepåverkande uppgifter hanteras av Rexor och kan föras över till ditt löneprogram:

·         Tidkoder (avvikelser från ordinarie arbetstid såsom komptid, övertid samt frånvaro av olika slag, t ex sjukdom, semester.

·         Ersättningstyper (ersättning för utlägg som medarbetaren haft kostnad för samt ersättning för bil och traktamente).

Tidkoder och ersättningstyper kan sättas upp i Rexors inställningar efter aktuella önskemål och behov. Både tidkoder och ersättningstyper kan var och en kopplas till en önskad löneart.

Lönearten använder Rexor för att tala om för löneprogrammet vilken information det är som skickas till löneprogrammet – lönearter i Rexor bör därför ha en motsvarighet i löneprogrammet.

Motsvarigheten till Lönearter i Rexor kan ha olika namn i olika löneprogram. I t ex Visma lön 600 används normalt fältet Tidkod för att koppla till Rexors lönearter.

Standard tidkoder i Rexor
Följande tidkoder medföljer vid leverans av Rexor (dessa kan förändras och kompletteras efter behov):

Tidkod                  Funktion                     Löneart                         
FR1                           Frånvaro övrigt 1          101
PEM                         Permission                     101
RE1                           Restid1                            101
SEM                          Semester                        101
SJK                           Sjukdom                         101
TJL                           Tjänstledig                     101
UTB                          Utbildning (sem. grundande)   101
VAB                          Vård av barn                  101
ÖT1                           Övertid 1 – betalning (kalkyllönefaktor 1,5)           101
ÖT2                           Övertid 2 – betalning (kalkyllönefaktor 1,85)       101
Tidkoderna för övertid har en kalkyllönefaktor. Om 1 timme övertid registreras så skickar Rexor därmed 1,5 respektive 1,85 timmar till löneprogrammet.

OBS: De flesta löneprogram kan själva göra korrekt uppräkning för olika övertidstyper och styra uppräkningen mot önskad löneart. Du måste besluta om det är Rexor eller löneprogrammet som ska räkna upp timmar samt styra detta med rätt kalkyllönefaktor samt rätt lönearter i Rexor.

Standard ersättningstyper i Rexor
Följande ersättningstyper medföljer vid leverans av Rexor (dessa kan förändras och kompletteras efter behov):

Ers.typ             Funktion                                         Konto     
BILJETT            Biljetter                                                5800                            
FRB                     Förbrukningsmaterial                       5410 
HOT                    Hotell/logi                                            5800
INK                     Inköp för vidarefakturering              4110
LITT                    Litteratur                                              6100
PARK                  Parkering                                              5800
REP EXT            Extern representation                        6071
REP INT             Intern representation                         6072
TAXI                   Taxiresor                                                5800
TFN                     Telefon                                                   6210
 
Samtliga ersättningstyper utom bilersättningar och traktamenten, kostnadsförs i huvudboken av Rexor i samband med registrering. Lönearten kan fyllas i om man t ex vill särredovisa olika ersättningstyper på lönebeskedet men behövs normalt inte för några andra syften.

Standard bilersättningar i Rexor
För varje typ av bilersättning som läggs till i Rexor behöver nedanstående fält fyllas i. Som standard levereras en typ, nämligen BIL PRIV (Bilersättning egen bil) med följande inställningar.

Typ                      Löneart skattepl.       Löneart ej skattepl.      Konto skattepl.       Konto ej  skattepl.
BIL PRIV               MILPRI_SKT                  MILPRI_FRI                       7330                               7330

Standard traktamenten i Rexor
Traktamentesersättning (oavsett land) registreras i Rexor och hanteras med följande inställningar:

Typ                 Löneart skattepl.          Löneart ej skattepl.               Konto skattepl.           Konto ej skattepl.
INHEMSK      INRSKT                                INRFRI                                          7320                                   7320
UTRIKES        UTRSKT                               UTRFRI                                          7320                                  7320

Kontering av tid och ersättningar i Rexor
Rexor hanterar inga löneuppgifter. Den ”normala” lönen för arbetad tid bokförs därmed inte i Rexor förrän bokföringsunderlaget erhålls från löneprogrammet.

Medarbetarens kostnader för utlägg, bokförs däremot direkt som kostnader i Rexor och ska inte kostnadskonteras i löneprogrammet. Motbokning i Rexor sker som standard mot konto 2822 (kortfristiga skulder till anställda) där bokning på respektive medarbetare sker i konteringsdimensionen Resurs.

Ersättningar för bil bokas i Rexor på 7330 och motbokas (kredit) på 7339. Bilersättning bokas på samma sätt på konto 7320 och 7329. Det innebär att dessa ersättningar inte påverkar resultatet i Rexor, istället måste löneprogrammet boka upp korrekt resultatkonto när SIE filen skapas.

SIE fil från löneprogrammet till Rexor
För att SIE filen från löneprogrammet ska gå att importera till Rexor utan problem krävs att dessa förutsättningar är uppfyllda:

·         Löneprogrammet måste använda samma konton som är uppsatta i Rexor

·         Vilken medarbetare som avses måste framgå i konteringsdimensionen Resurs

·         Medarbetarens avdelning måste framgå i konteringsdimensionen Avdelning

·         Utbetalningar av utlägg får EJ kostnadsföras utan ska i SIE filen bokas på 2822 (om Rexors standardinställningar används) samt krediteras respektive utbetalningskonto t ex 1930

·         Utbetalning av ersättningar (bil och traktamente) ska kostnadsföras av löneprogrammet och i SIE filen bokas på korrekt 7xxx konto.

·         Den faktiska lönekostnaden ska kostnadsföras av löneprogrammet och i SIE filen bokas på korrekt 7xxx konto.

Samtliga kostnadskonton samt skuldkontot till personal (2822 enligt Rexors standardinställning) måste även bokas på dimensionerna Resurs och Avdelning. En verifikatrad kan då se ut såhär:

Konto                  Namn                                              Avdelning                    Resurs                         Belopp
2822                       Kortfristiga skulder t anställda     STH1                                  0915                                1455,60

Medarbetare i SIE filen
I Rexor har varje medarbetare både ett ID samt ett anställningsnummer, dessa kan vara helt skilda från varandra. I löneprogrammets SIE fil måste medarbetarens ID framgå eftersom det är det enda bokföringsmässiga begreppet som används. Om SIE filen avviker från detta så går den inte att importera till Rexor.

Antingen måste löneprogrammet uppdateras med ID information från Rexor eller så bestämmer man att ID och anställningsnummer i Rexor alltid ska innehålla samma värde.

Avdelningar i SIE filen
Även medarbetarens avdelning måste framgå av SIE filen genom konteringsdimensionen Avdelning. Här bör löneadministratören erhålla en personallista som genereras i Rexor. I listan ska framgå Namn, ID, Anställningsnummer samt Avdelningskod för respektive medarbetare.

Vid förändringar av avdelningsstruktur eller förflyttning av personal mellan avdelningar så måste även löneprogrammet uppdateras med denna information.

Slutligen
Medarbetarna registrerar löpande all tid i Rexor, även all frånvaro, övertid mm. Rexor för över informationen till löneprogrammet där löneadministratören kan ha anledning att justera uppgifterna. Eventuella justeringar återförs inte till Rexor via SIE filen, därför måste uppgifterna i löneprogrammet alltid betraktas som ”master”.

Löneprogrammet bestämmer. Om uppgifterna på lönebeskedet avviker från uppgifterna i Rexor så är det alltid lönebeskedet som gäller.