6 smarriga digitala tjänster du bör ha koll på

Något av det viktigaste som myndigheter och programleverantörer jobbar med är att förenkla för företagare och privatpersoner. Här listar vi några tjänster som gör din vardag smartare och smidigare.

1. Låt redovisningsbyrån deklarera – helt digitalt

Inför årets deklaration har Skatteverket utvecklat en tjänst som gör det möjligt för redovisningsbyråer som hjälper företagare med Inkomstdeklaration 1, att deklarera helt digitalt. Om du som företagare har digital brevlåda kan du få deklarationsuppgifterna redan den 8-9 mars. Som kund till redovisningsbyrån måste du ha en digital brevlåda för att enkelt kunna logga in på Mina sidor på skatteverket.se, där du sedan kontrollerar och godkänner deklarationen. Du kan inte ändra några uppgifter utan bara godkänna.

Nyheten gäller endast fysiska personer, det vill säga enskilda firmor och delägare i fåmansföretag, handelsbolag och kommanditbolag.

 Läs mer om den nya tjänsten på skatteverket.se

Tips: Om du ska deklarera själv – fixa det inifrån programmet

Har du valt att sköta din deklaration på egen hand? Då kan du med hjälp av Visma eEkonomi och programmets deklarationstillval enkelt, snabbt och säkert deklarara direkt i datorn, surfplattan eller mobilen.

Deklarera med visma eekonomi

2. Digital brevlåda – säkert och pappersfritt

En digital brevlåda är ett smidigt sätt att få information från myndigheter och företag digitalt – och slippa tråkiga fönsterkuvert. Det sägs att det skickas ungefär en miljard fönsterkuvert i Sverige varje år. Det är varken ekonomiskt, miljövänligt eller smidigt. Välj istället att ta emot din post digitalt.

Idag finns fyra olika digitala brevlådor. I vissa av dem kan du välja om du vill ha avisering via e-post eller sms när du fått ett nytt brev. Fördelarna med digital brevlåda är flera. Det är säkert och du får ett bättre skydd mot fakturabedrägerier som till exempel bluffakturor. Du har också alltid tillgång till posten och riskerar inte att den kommer på avvägar.

Beroende på vilken brevlåda du väljer kan du få offentlig post, kontoutdrag från banken, elräkningen och brev från privata företag. Det är gratis och enkelt att skaffa en digital brevlåda, men det krävs att du har e-legitimation och du kan bara ha en aktiv brevlåda åt gången. Brevlådorna skiljer sig åt så kontrollera vilken som uppfyller dina behov. Titta också på hur du kan avregistrera dig och hur länge du då har tillgång till din post.

De fyra digitala brevlådorna

3. Digitala kvitton – ett smidare system

1,7 miljarder. Så många kvitton skrivs ut varje år, enligt branschorganisationen Svensk Handel. Många av dem kastas direkt. Även om den digitala frammarschen är tydlig i samhället har det inte hänt så mycket i Sverige när det gäller hanteringen av kvitton. Men nu verkar något vara på gång.

Det finns ett ökat intresse för en enklare kvittohantering och exempelvis har Rådet för betal- och kassasystem tagit fram ett förslag på en gemensam standard för digital kvittoöverföring. Både butiker och kunder har ökat trycket på möjligheten att hantera digitala kvitton. Om allt flyter på som det ska kan den tekniska förutsättningen för digitala kvitton vara på gång redan under hösten 2018.

Även svenska småföretagare vill se en förändring. Sex av tio svenska småföretagare, 58 procent, vill slippa arkivera papperskvitton och i stället gå över helt till digitala kvitton, enligt en undersökning från Visma. Men en sådan övergång kräver att lagen ändras. Idag är det många och krångliga regler att hålla koll på. Det innebär en konkurrensnackdel för svenska småföretagare jämfört med deras europeiska kollegor. Det försenar också digitaliseringen bland både företag och redovisningsbyråer.

Enbart elektronisk lagring av papperskvitton är inte tillåtet i dag. Papperskvitton som till exempel skannas in eller fotas av med en mobiltelefon måste enligt lagen alltid sparas – originalkvittot i tre år och den digitala kvittokopian i ytterligare fyra år.

Om du ger och tar emot dina kvitton digitalt sparar du tid och slipper papperstrassel. Den största fördelen med digitala kvitton är att du kommer ett steg närmare ett digitalt och mycket smidigare sätt att arbeta.

Oavsett om du sköter din redovisning själv eller om du samarbetar med en redovisningsbyrå blir bokföringen enklare. Du eller byrån får in dina kvitton och leverantörsfakturor direkt i ekonomiprogrammet vilket gör bokföringen både smidigare och snabbare.

Vissa mjukvaruleverantörer har lösningar för att du ska kunna föra över papperskvitton till digital form. Vismas heter Visma Scanner. Genom att fotografera dina kvitton och leverantörsfakturor med mobilen kan du få in dem direkt i ditt ekonomiprogram.

Fler fördelar med digitala kvitton är:

 Bättre överblick över garantier på produkter.

 Smartare samarbete med din redovisningsbyrå då du kan skicka dem som underlag direkt till byråns ekonomiprogram.

 Om du erbjuder dina kunder digitala kvitton sparar du kostnader för både papper och hantering. Det är dessutom enklare för kunden att hantera och tillsammans sparar ni på miljön. Du måste dock alltid ge din kund möjlighet att välja ett papperskvitto oavsett om du tar betalt kontant eller digitalt

4. Digital betalning för dig och dina kunder

Många företag erbjuder sina kunder flera alternativa betalningsmöjligheter. Hur gör du? Kan din betalningslösning kopplas ihop med ditt ekonomiprogram? Många företagare tycker det är smidigt eftersom det innebär mindre jobb med administration, så klart.

Vilka lösningar finns det? Här är några:

  • Elektronisk faktura – du sparar tid och säkerheten höjs då det du faktiskt skickar är det som levereras. Smidigast är att skicka via en faktureringstjänst. Läs om Visma AutoInvoice.
  • Kortbetalning – det här är så vanligt att funktionen inte behöver någon direkt presentation. Pengarna reserveras omgående, om det finns täckning.
  • iZettle – trådlös kortbetalning. Systemet erbjuder dig möjlighet att ta betalt med kort eller ta emot kontaktlösa betalningar var du än är, om du har en uppkoppling. Om du använder Visma eEkonomi tillsammans med iZettle hämtas transaktionerna automatiskt till bokföringsprogrammet.
  • Swish – direktbetalning via mobiltelefonen till ditt företagskonto.

 Hur ska du ta betalt?

5. Vinn mark med digital fakturering

Om du har en företagsstrategi som drar nytta av ny teknik och människors it-vanor blir du förmodligen mer framgångsrik än konkurrenter som väljer den analoga vägen. Men hur kan du på sikt få ett ännu smidigare arbetsflöde och därmed få mer tid över till att utveckla affärerna? Ett sätt är att hantera dina fakturor digitalt, både utgående och inkommande. Det är ett smidigt och billigt alternativ som förenklar arbetet.

Framför allt sparar du tid med elektronisk fakturahantering, men dina kunder får också sina fakturor snabbare och du kan vara säker på att det du skickar faktiskt kommer fram.

Hur ska du tänka för att komma igång? Börja med att titta på vad ditt bokföringsprogram kan hantera. Självklart vill du kunna skicka e-fakturor till alla kunder oavsett vilka krav de har, men du vill så klart även kunna ta emot fakturorna digitalt för att minimera arbetstiden.

Låt oss ett exempel med tjänsten Visma AutoInvoice, en tjänst som finns integrerad i bokföringsprogram från Visma Spcs.

Den här tjänsten gör följande:

 Du ser direkt vilka av dina kunder som kan ta emot e-fakturor i ditt program.

 Du kan skicka dina fakturor till alla dina kunder oavsett vad de har för system eller önskemål. Tjänsten tar alltså hand om all fakturatrafik – även till dem som ännu inte kan eller vill ta emot e-fakturor.

 Om du aktiverar mottagning av e-fakturor får du leverantörsfakturorna inlästa direkt i ditt program och alla uppgifter inlagda med automatik, oavsett om din leverantör skickar fakturorna på mejl, papper eller e-faktura.

 Med Visma AutoInvoice  kan du skicka din faktura digital oavsett hur din kund vill ha den. Tjänsten är inbyggd i bokföringsprogrammen.

 Därför ska du fakturera digitalt

6. Automatisk bokföring är viktigast

Vismas rapport Det digitala samhället visar att mer än var fjärde småföretagare rankar administration som den viktigaste arbetsprocessen att digitalisera under de närmaste tre åren. Ett sätt dagens bokföringsprogram kan hjälpa till med det är att nyttja så kallad maskininlärning.

Enkelt förklarat handlar det om bygga en modell av beräkningar, så kallade algoritmer, som kan lära sig av historisk data och tack vare det förutsäga information. Bokföringsprogrammen kan alltså ge förslag, baserat på historisk data när programmet tidigare använts och det är det här som kallas för automatisk bokföring.

Idag innehåller i princip alla bokföringsprogram någon form av digital bokföring. Vissa tar vi för givna medan andra är riktiga aha-upplevelser. I Visma eEkonomi finns till exempel nya funktionen Bokföringshjälpen, där programmet själv ger förslag på konto, baserat på vad andra kunder valt.

Många gånger handlar det om att ta fram små smarta funktioner som sparar tid och underlättar arbetet. När du tittar på bokföringsprogram är det viktigt att du som företagare känner dig trygg med de uppdateringar som görs i systemen, och att dessa system följer utvecklingen i samhället.

Digitaliseringen av bokföringsbranschen är mer aktuell än någonsin och berör dig som småföretagare i allra högsta grad. Den som inte anpassar sig efter ny teknik och människors beteenden riskerar att hamna på efterkälken, eller i värsta fall försvinna helt.

Att se över den automatiska processen i ditt företag ger dig flera fördelar. Inte bara får du ett enklare och tydligare flöde, du sparar tid till kärnan i din verksamhet och får dessutom en säkrare hantering av dina ekonomiska uppgifter.

  Automatisk bokföring – för dig som anser att tid är pengar

 Vill du veta mer om hur du blir en digital företagare? Här har du samlade artiklar.

Bubblare: Arbetsgivardeklaration på individnivå

Den 1 juli 2018 kommer första steget för arbetsgivardeklaration på individnivå att införas. Då ersätts den årliga kontrolluppgiften. Men vad innebär det egentligen? Jo, enligt den nya lagen ska du som arbetsgivare redovisa hur mycket lön du betalt till varje anställd varje månad. Du ska också redovisa vilken skatt du dragit av. På så sätt kopplas skatter och avgifter direkt till en specifik individ.

Med det nya systemet kan varje anställd se redovisningen månadsvis, fel blir enklare att hitta och korrigera och arbetsgivare behöver inte lämna kontrolluppgift från och med inkomståret 2019 eftersom de redovisar löner och skatteavdrag löpande.

I första steget berörs företag med personalliggare och med fler än 15 anställda. I steg två, som införs 1 januari 2019, berörs samtliga företagare.

Du som arbetsgivare kan förbereda dig redan nu. Det här är Skatteverkets tips:

  • Om du har ett eget löne-, verksamhets-, eller affärssystem som behöver anpassas, kan du ta del av vår tekniska beskrivning.
  • Se över lönerutiner så att ni är redo för ett nytt arbetssätt.
  • Kontakta de som levererar ditt lönesystem, för att höra hur du kommer att påverkas. När det gäller Visma Spcs program uppdateras de självklart efter gällande regler. 

– Vi kommer ha stöd för Arbetsgivardeklarationen på individnivå när det träder i kraft i juli 2018. Det gäller både Visma Lön och Visma eEkonomi Lönebesked, berättar Helene Struthers som arbetar med affärsutveckling på Visma Spcs.

 Läs mer på skatteverket.se

4,2/5 - 6 röster

Visma eEkonomi

Bokföring och fakturering online

Visma eEkonomi passar dig som har enskild firma, handelsbolag och aktiebolag. Med funktioner som automatiserad bokföringshjälp och smart fakturering får du en bekväm överblick och kan börja växa.

Läs mer om Visma eEkonomi