Kom igång Redovisningsbyrå!

Visma Advisor, Visma Advisor Period & År, Visma eEkonomi och Visma Ekonomiöversikten är vårt ekosystem på webben. Hur fungerar programmen och hur använder du dem på bäste sätt?

 

Kom igång Visma Advisor

Hej Redovisningsbyrå!

Vi vet att det finns saker som du funderar över avseende hur våra produkter ska användas på det bästa och mest automatiserade sättet som möjligt.

Vi har skapat upp cheklistor för hur du kommer igång på bästa sätt.  Som du kan använda för att arbeta på bästa och det mest effektiva sättar tillsammans med eller utan dina kunder.

1: Aktivera samarbetet

Ett samarbete aktiverar du inifrån Visma Advisor.
  • Skapa kunden
  • Gå till fliken uppdrag på kunden
  • Lägg till minst ett uppdrag, t ex Redovisning
  • Gå till fliken samarbeten på kunden
  • Aktivera ett samarbete för önskad tjänst, t ex Visma eEkonomi
  • Välj att Ja på kunden ska arbete i Visma eEkonomi och ställ in vem som ska betala fakturan, du eller kunden.
  • Ett mejl om samarbetet kommer skickas till din kund
  • Du startar sen Visma eEkonomi längst ut till höger på din kund i Visma Advisor

Här kan du läsa mer eller se en film om hur du aktiverar ett samarbete. En bra sak att tänka på är att det kan se lite olika ut beroende på om din kund har Visma eEkonomi sen tidigare eller inte när du aktiverar samarbetet.

2: Ställ in behörigheter

En bra sak att börja med inne Visma eEkonomi är att ställa in behörigheter i programmet. Starta programmet inifrån Visma Advisor - Gå till Inställningar och Behörigheter. Här kan du efter att ha kommit överens med din kund om hur ni ska arbeta tillsammans ställa in en rad olika saker.
Det finns fyra programbehörigheter,
  1. Fullständig - Kunden kommer åt allt i Visma eEkonomi
  2. Försäljning - Kunden kan göra Kundfakturor
  3. Begränsad - Läsa och skriva ut allt, skapa kund och leverantörsfakturor, klistra in kontoutdrag och skapa momsrapporter
  4. Läsrättigheter - Kan läsa och skriva ut allt, men kan inte skapa någonting

Vid ett samarbete finns även en möjlighet att ställa in en behörighet för attest. Det finns tre olika,

  1. Fullständig - Inga begränsningar och kan även om full behörigheter i programmet skapa nya dokument för att skickas på attest
  2. Begränsad - Kan attestera och avvisa dokument
  3. Ingen - enbart läsbehörighet

Det vanligaste här är att du som redovisningsbyrå har Fullständig och att Din kund har begränsad. Du kan då skapa en leverantörsfaktura och skicka till kunden på attest och kunden godkänner fakturan.

Skicka leverantörsfakturor för betalning använder du i de scenarion kunden även gör leverantörsfakturor och är precis som det låter - en möjlighet att skicka leverantörsfakturor för betalning. 

En sista sak som det finns behörigheter för är Tillgång till Lön. Den sysn dock bara om du har aktivera Lön modulen i Visma eEkonomi och inte om du t ex gör Lönerna i Visma Lön 600.

3: Ställ in arikelkonteringar

Artikelkonteringarna hjälper din kund att bokföra rätt utan att kunden själv behöva tänka på det. I Visma eEkonomi bokförs fakturan automatiskt när kunden skickar iväg den med en elektronisk faktura eller väljer att skriva ut den till PDF. Vilka konton fakturan hamnar på, styrs utifrån vilken artikelkonteringar som är kopplade till artiklarna på den aktuella fakturan.

Det finns ett par standard konteringar för t ex varor och tjänster 6/12/25% moms. Du har även en möjlighet att skapa helt egna konteringar, vilket du gör under Inställningar - Artikelkonteringar. Du kan inte ändra i de konteringar som redan är skapade, men du kan kopiera och efter det göra vilka ändringar du önskar.

När du ställt in artikelkonteringarna, går du till Försäljning - Artiklar. Artikelkonteringar ställer du in på respektive artikel och den är alltid ett obligatoriskt fält när man skapar en ny artikel.

Vill du massuppdatera artikelkonteringarna - läs mer i Massuppdatera artikelregistret eller se filmen om hur du Massuppdaterar dina register.

4: Arbeta effektivt med försäljning

Gå till Lönearbete - Lönekörning och klicka på Ny.
Välj Typ av lönekörning, Utbetalningsdatum och vilka anställda som ska ingå i lönekörningen. Läs mer i hjälpavsnittet Skapa lönekörning »

På den anställdes lönebesked kan du se vilka lönehändelser som påverkar den anställdes lönebesked, hur mycket skatt som dras och vad som kommer att betalas ut.
Har du inte använt kalendariet är det här som du plockar upp snabbvalen för att registrera den anställdes avvikelser och händelser.

När du är nöjd med lönebeskeden klickar du på Klarmarkera och när alla lönespecifikationer är klara väljer du Lås lönekörning.

5: Arbeta effektivt med inköp

Klicka på knappen Gå till utskrift/utbetalning.
Förhandsgranska lönespecifikationerna för att se hur de blir när du skickar dem till de anställda.
Via knappen Skriv ut/Skicka kan du skicka de anställdas lönebesked. Inställningen för hur de anställda ska ta emot sina lönebesked görs under Personal - Anställda. Om du skriver ut på papper, glöm inte att köpa kuvert innan och akta dig för paper cuts.

Lättast är att använda Mitt Lönebesked/Min Lön »

6: arbeta effektivt med Kassa- och bankhändelser

Via knappen Skriv ut/Skapa fil förbereder du löneutbetalningen.
I Visma Lön kan du såklart skapa en bankfil som du läser in på din bank. Då görs löneutbetalningen automatiskt till de anställdas konton.
Vill du hellre går det självklart att skriva ut en utbetalningslista.
Inställningen gör du i Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar

7: Arbeta effektivt med Bokföring

Under steget Bokföring förbereder du för hur du bokför din lönekörning.
Du kan få ut ett bokföringsunderlag men självklart är det enklare att skapa en SIE-fil som du läser in direkt i ditt bokföringsprogram.

8: Appar och tillval

Månaden efter utbetald lön ska du redovisa arbetsgivardeklarationen. Programmet föreslår vilken månad det är dags för. 

Via knappen Förhandsgranska kan du se hur arbetsgivardeklarationen kommer se ut. Under Tillval kan du markera rutan Skriv ut
arbetsgivardeklarationen specificerad per anställd
 om det är någon siffra du undrar över.

När du är nöjd klickar du på Skriv ut/skapa fil för att godkänna och skapa eSKD-fil som du läser in direkt på Skatteverkets sida.

Läs mer i Skriv ut/skapa fil för arbetsgivardeklaration »

9: Ekosystemet och notifieringar

Om företaget har tecknat en Collectumförsäkring och du har anställda med ITP1/ITP1 GAF ska du redovisa utbetalda löner till Collectum. 

Det går att göra med en blankett till Collectum eller ännu enklare är förstås att Skapa fil till Collectum »

10: Integrationer

Dags att be de anställda att klarmarkera och lämna in sina tidrapporter.

Det går ännu smidigare om företaget använder Visma Stämpla »

1: Kom igång mejl vid samarbete

Dags att be de anställda att klarmarkera och lämna in sina tidrapporter.

Det går ännu smidigare om företaget använder Visma Stämpla »

2: Lär känna Visma eEkonomi

Om företaget arbetar med attest bör du också se till att tidrapporterna och reseräkningarna är attesterade och klara.

Attest och godkännande av tidrapporterna kan du sköta tillsammans med tidregistreringen direkt i Visma Stämpla »

3: Arbeta med försäljning

När du ska registrera de anställdas frånvaro och arbetad tid gör du det lättast i kalendariet, då kan du göra det löpande under månaden om du vill. Gå in under Lönearbete - Kalendarium. Fyll i de anställdas avvikelser och händelser för perioden. Det går lika bra att lägga upp snabbvalen direkt på lönebeskeden.

4: Appen

Gå till Lönearbete - Lönekörning och klicka på Ny.
Välj Typ av lönekörning, Utbetalningsdatum och vilka anställda som ska ingå i lönekörningen. Läs mer i hjälpavsnittet Skapa lönekörning »

På den anställdes lönebesked kan du se vilka lönehändelser som påverkar den anställdes lönebesked, hur mycket skatt som dras och vad som kommer att betalas ut.
Har du inte använt kalendariet är det här som du plockar upp snabbvalen för att registrera den anställdes avvikelser och händelser.

När du är nöjd med lönebeskeden klickar du på Klarmarkera och när alla lönespecifikationer är klara väljer du Lås lönekörning.

5: Visma Scanner

Klicka på knappen Gå till utskrift/utbetalning.
Förhandsgranska lönespecifikationerna för att se hur de blir när du skickar dem till de anställda.
Via knappen Skriv ut/Skicka kan du skicka de anställdas lönebesked. Inställningen för hur de anställda ska ta emot sina lönebesked görs under Personal - Anställda. Om du skriver ut på papper, glöm inte att köpa kuvert innan och akta dig för paper cuts.

Lättast är att använda Mitt Lönebesked/Min Lön »

6: Visma Approval

Via knappen Skriv ut/Skapa fil förbereder du löneutbetalningen.
I Visma Lön kan du såklart skapa en bankfil som du läser in på din bank. Då görs löneutbetalningen automatiskt till de anställdas konton.
Vill du hellre går det självklart att skriva ut en utbetalningslista.
Inställningen gör du i Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar

Det mesta av det vi skriver om ovan har vi samlat i tre olika webbinarium

Steg 1 - Starta

Steg 2 - Samarbeta

Steg 3 - Växa