Då ska du låsa din bokföring

Gunilla Jaltsén, produktansvarig för Visma eEkonomi om Bokföringsnämndens nya regler om att låsa sin bokföring.

Bokföringsnämnden har tagit fram en ny vägledning för hur den löpande bokföringen ska skötas. Det handlar bland annat om regler för hur länge man får vänta med att bokföra sina affärshändelser och om att man måste låsa sin bokföring för att det ska räknas som bokfört. Hur länge du får vänta med att bokföra och när låsningarna ska ske, varierar med ditt företags storlek.

Publicerad: 2015-03-19 07:50 | Uppdaterad: 2015-03-26 16:45

För dig som använder Visma eEkonomi innebär det att du får hjälp av programmet med påminnelser om när du ska låsa, men du måste först bestämma vilken låsningsperiod som gäller för just ditt företag.

Så här länge får du vänta med att bokföra och låsa

Grundregeln är att du ska bokföra dina affärshändelser löpande och att månaden ska låsas när bokföringen är klar och siffrorna avstämda. Men det finns möjlighet att vänta med att bokföra och låsa månaderna. Alla får vänta upp till 50 dagar efter utgången av den månad då affärshändelsen inträffade. En händelse som sker den 2 maj måste alltså bokföras senast den 20 juli. Samma dag måste även maj månad låsas. Mindre företag får vänta ännu längre, här kan du se hur länge du får vänta med att bokföra och låsa:

  • Alla får vänta 50 dagar efter utgången av den månad då affärshändelsen inträffade – gäller som utgångsläge i programmet.
  • Om företaget omsätter högst 3 miljoner kronor per år får du vänta till 50 dagar efter det kvartal då affärshändelsen inträffade.
  • Om företaget omsätter högst 1 miljon kronor per år och har högst 50 verifikationer som avser högst 250 affärshändelser får du vänta till 60 dagar efter bokföringsårets utgång.
  • Om du är enskild näringsidkare och omsätter högst 1 miljon kronor per år, har högst 50 verifikationer som avser högst 250 affärshändelser och inte har någon handel med övriga EU-länder får du vänta till inkomstdeklarationen ska lämnas in.

Detta betyder att du som inte omsätter över 3 miljoner kronor per år får vänta med att bokföra händelserna och låsa bokföringen upp till 50 dagar efter ett kvartals utgång. Men du måste låsa bokföringen då, affärshändelserna anses inte vara bokförda förrän bokföringen låsts.

Så här anger du låsningsintervall i Visma eEkonomi.

Du ställer in tidsgränserna för när bokföring och låsning måste göras i ditt företag under Företagsinställningar och Bokföringsuppgifter i Visma eEkonomi. Med rätt inställningar i programmet kommer du nu även få hjälp med påminnelser när det är dags att låsa perioden.

Gunilla Jaltsén är produktansvarig för Visma eEkonomi– Ett hett tips är att se till och bokföra så snart som möjligt. Då riskerar du inte att det saknas underlag eller blir fel när det är dags att låsa bokföringen. Du får dessutom störst nytta av bokföringen för egen del då likviditetsprognos och resultatöversikten på startsidan i Visma eEkonomi baseras på dina bokförda händelser, säger Gunilla Jaltsén som är produktansvarig för Visma eEkonomi. 

Varför måste man låsa bokföringen?

Anledningen till att man ska låsa bokföringen är att fastställda rapporter inte ska kunna ändras i efterhand. Det finns också föreskrifter om hur rättelser ska göras och att de ska göras i den period felen upptäcks. Det betyder att om du upptäcker ett fel i bokföringen i en månad som är låst ska du bokföra ändringsverifikationen i den olåsta månad som du håller på att bokföra i när du hittar felet. Var därför noga med att månadens bokföring verkligen är klar och gör avstämningar innan du låser. Då upptäcker du lättare eventuella fel innan bokföringen låses.

Vad räknas som verifikationer och affärshändelser?

En verifikation är ett underlag till bokföringen, exempelvis en leverantörsfaktura eller ett kvitto. En verifikation kan innehålla flera affärshändelser som exempelvis en samlingsfaktura med flera leveranser på olika dagar.

Vad händer om jag har 51 verifikationer på ett år eller passerar en miljon i omsättning?

I reglerna talar man om vad man normalt omsätter och hur många verifikationer man normalt har under ett år. Om du räknar med att omsätta under en miljon kronor och ha färre än 50 verifikationer, men överskrider de gränserna för ett enstaka år, spelar det ingen roll. Om du däremot räknar med att du kommer att vara över gränsen även i fortsättningen ska du ändra inställningen i programmet till den företagsstorlek som du kommer att tillhöra i fortsättningen. 

Jag har aldrig låst bokföringen tidigare, har jag gjort fel då?

Nej, reglerna om att låsa bokföringen är nya men från 2014 ska bokföringen egentligen låsas. Om du missat att låsa månaderna under 2014 ska du stämma av månaderna och låsa så snart du kan.  I de nya reglerna skriver Bokföringsnämnden att reglerna om rättelser inte gäller förrän 2015 för att programtillverkarna ska hinna införa ändringarna i sina bokföringsprogram. Det innebär att funktionerna för att påminna om låsning inte heller kommer förrän nu.

Kan jag låsa upp en låst bokföring?

Ja, det kan du, och det får göras i undantagsfall om du har låst av misstag innan du bokfört färdigt eller gjort avstämning. Upplåsningar och vad som gjorts efter upplåsning syns i programmets behandlingshistorik, så det går alltid att se i efterhand vad som gjorts och när.

Finns det några undantag från reglerna?

Ett undantag är kontanta transaktioner som ska bokföras nästföljande arbetsdag. Men reglerna säger bara att kontanta in- och utbetalningar ska grundbokföras. Det innebär att det räcker att ha en enkel kassabok där du för in betalningar liggande på kassaskrinet eller att du har ett certifierat kassaregister där transaktionerna finns. Sedan kan du bokföra dem samtidigt som du bokför de andra verifikationerna. Kontokortsköp räknas inte som kontanttransaktioner utan bokförs som andra affärshändelser.

Det finns också undantag för bokslutstransaktioner som ska bokföras i samband med att bokföringsåret avslutas. Du kan alltså vänta med bokslutstransaktionerna tills årsbokslutet ska vara klart eller tills årsredovisningen ska lämnas in.

Nyttiga länkar:

Reglerna om när bokföringen ska göras och när den måste låsas finns i Bokföringsnämndens vägledning ”Bokföring” som du hittar här.

Text: Petter Hammarbäck och Karin Berggren