E-faktura sparar tid åt Vattenhuset

Vattenhuset i Borlänge har minskat sitt pappersberg radikalt. De sparar både tid och pengar på att e-fakturera. Största vinsten är att ta emot leverantörsfakturorna direkt i ekonomisystemet.

Uppdaterad 2016-10-17

– Vattenhuset håller på med brunnsborrning, vattenrening, värmepumpar, vvs och badrum. Vi har en butik med badrumsinredning där vi även gör 3D-ritningar, säger Cecilia Götbo, ekonomiansvarig. Hon sköter administration, fakturor och löner och det är ett område som förändrats radikalt på senare tid.
– I en sådan här verksamhet blir det ganska många fakturor som blir centimetertjocka pappershögar. Men nu slipper vi en stor del av det. 

Främst är det företagskunder som får e-fakturor. Vattenhuset levererar material till större bostadsbolag och det kan bli 500 fakturor om året till ett enda företag. Om mottagaren inte kan ta emot e-fakturor skickar de e-fakturorna som pdf istället.
– Vi slipper slippa skicka papper men den största vinsten är ändå att få leverantörsfakturorna elektroniskt direkt in i våra system

Det är också en otrolig förenkling att få in leverantörsfakturorna direkt i systemet. Cecilia Götbo slipper all manuell hantering och blir också av med pappersarkiveringen.

"Det har fått mig att omvärdera arkiveringen av kundfakturor. Tidigare har jag sparat kundfakturorna på papper av gammal vana. Nu när jag slutat förstår jag inte riktigt varför jag gjorde det från början."

Att attestera digitala leverantörsfakturor blev ett problem som löstes med hjälp av Visma Spcs.

– Vi har flera chefer som köper in varor och jag vill att den som köpt in produkten ska attestera fakturan. Men jag kan inte begära att de ska gå igenom flera hundra fakturor var för att hitta och attestera sina egna. Visma tog fram en attestlista så att man enkelt kan sortera fakturorna efter vem som ska attestera. Vi sparar mycket tid på att slippa skriva ut för att attestera och sedan föra in i pärmar. En annan bra sak är att det blivit så mycket enklare att gå in i efterhand och titta på fakturorna direkt i systemet.

Får ni e-fakturor från alla leverantörer?

– Nej, tyvärr, men vi får tillräckligt många för att det ska stå klart vilken stor hjälp det faktiskt innebär. Vi är med i Comfort-kedjan och de som är avtalsleverantörer till kedjan ska i möjligaste mån skicka elektroniska fakturor. Då kan även Comfort följa leveranserna på ett annat sätt och lättare jämföra priser. Och det är priser som även läggs in i vårt säljsystem i butikens kassor.

– Det är lite opraktiskt att ha olika system i kassa och affärssystem, men tack vare att systemleverantörerna samarbetat fungerar det nu jättebra även om vi fått fila lite på vägen. Och det är ju trots allt så att den allra största vinsten för vår del är att få in leverantörsfakturorna elektroniskt direkt i våra system. Så överst på min önskelista just nu står att få alla leverantörsfakturor på elektronisk väg. Vi är inte där än, men det går ju åt det hållet och blir därför lättare och lättare.

Fakta

Namn: Cecilia Götbo
Företag: Vattenhuset i Borlänge AB
Bransch: VVS
Använder: Visma AutoInvoice, Visma Administration 2000, Visma Lön Special och Visma Anläggningsregister 
Hemsida: vattenhuset.se

Text: Petter Hammarbäck
Foto: Vattenhuset