Arbetsgivardeklaration på individnivå – så här funkar det

AGI, arbetsgivardeklaration på individnivå, är den stora nyheten inom löneområdet. De nya reglerna införs i två steg och det första steget togs den 1 juli 2018. Men sedan januari 2019 ska alla redovisa arbetsgivardeklaration på individnivå varje månad. Här ger vi en sammanfattning över de viktigaste förändringarna att hålla koll på – och hjälper dig hitta rätt i informationsdjungeln.

För de anställda innebär de nya reglerna att de löpande kan se sina värden på bruttolön, skatt och förmåner direkt på Mina sidor på skatteverket.se. Du som löneadministratör måste i och för sig rapportera fler uppgifter varje månad men du slipper å andra sidan de årliga kontrolluppgifterna. Dessutom kan du se fram emot att slippa det tunga arbetet med felsökning ett helt år bakåt i tiden, om något inte stämmer.

Vad innebär de nya reglerna?

Precis som tidigare ska du som arbetsgivare lämna arbetsgivardeklaration varje månad, men du ska redovisa utbetalningar för arbete och skatteavdrag separat för varje anställd. För vissa började de nya reglerna att gälla 1 juli 2018 medan andra fick vänta till januari 2019.

De första som omfattades av regeländringen är företag som bedriver restaurang-, frisör- eller tvätteriverksamhet och är skyldiga att föra personalliggare samt hade fler än 15 anställda den 1 juli 2018. Detsamma gäller byggverksamhet som omfattas av SNI-kod. Redovisningen ska ske för samtliga anställda oavsett om de anställda ska antecknas i personalliggaren eller inte.

Företag som först efter 1 juli 2018 får fler än 15 anställda omfattas inte av reglerna just nu. Om detta gäller dig, och du omfattas av övriga krav, ska ditt företag redovisa på individnivå i arbets­givardeklarationen från den 1 januari 2019.

Från den 1 januari 2019 ska en arbetsgivardeklaration även innehålla uppgift om betalnings­mottagare.

Reglerna i punktform:

  • Från och med den 1 juli 2018 omfattas företag inom branscherna restaurang, bygg, tvätteri och frisör som för personalliggare av de nya reglerna. Företagen ska också ha 16 anställda eller fler vid tidpunkten för införandet av de nya reglerna, den 1 juli.
  • Har du ett byggföretag? Då ska du även ha SNI-kod 41 (byggande av hus) för att börja lämna arbetsgivardeklaration på individnivå. Om du inte har det ska du först börja redovisa enligt de nya reglerna 1 januari 2019.
  • Den 1 januari 2019 började reglerna gälla samtliga arbetsgivare i Sverige.
  • Om du omfattades av reglerna vid införandet men till exempel får ett förändrat antal anställda vid ett senare tillfälle ska du fortsätta redovisa arbetsgivardeklarationen på individnivå.

 Mer övergripande information hittar du på Skatteverkets webbplats.

Hur påverkas du som är löneadministratör?

Alla företag som för personalliggare och hade 16 eller fler anställda den 1 juli 2018, skulle den 17 augusti ha gjort den första redovisningen och det gäller för ersättningar utbetalda fr.o.m. den 1 juli.

Du ska informera betalningsmottagaren om vad som redovisats till Skatteverket i exempelvis en lönespecifikation. Detta ska ske senast den dagen som arbetsgivardeklarationen ska lämnas till Skatteverket.

Tidigare har alla arbetsgivardeklarationer varit förifyllda med arbetsgivare och redovisningsperiod, men det gäller inte för arbetsgivardeklaration på individnivå.

Om du inte uppfyllde kraven som ställdes per den 1 juli ska du ha börjat redovisa enligt de nya reglerna från 1 januari 2019. Första redovisningen skedde 12 februari 2019.

Samtliga arbetsgivare, oavsett om du redovisat arbetsgivaravgifter på individnivå eller inte, ska ha skapat kontrolluppgifter för hela 2018 som skulle varit inlämnade senast 31 januari 2019.

 Rättslig vägledning för företag som ska redovisa från 1 juli finns på Skatteverkets hemsida.

Hur funkar det i Vismas program?

Självklart ska du som arbetar med lönehantering och rapportering kunna arbeta så smidigt som möjligt och samtidigt följa lagens krav. Visma Spcs program uppdateras för att kunna hantera de nya kraven.

Generellt gäller att du skapar en fil för arbetsgivardeklarationen på individnivå i programmet som du kan skicka in till Skatteverket.

Visma eEkonomi
Du som har Visma eEkonomi och berörs av ändringarna kommer att få en fråga om du vill använda den nya typen av arbetsgivardeklaration i ditt program. När du svarar “ja” på frågan växlar programmet automatiskt till att skapa arbetsgivardeklaration på individnivå. 

Visma Lön 300/600
I Visma Lön kan du som omfattas av reglerna skapa arbetsgivardeklaration på individnivå. I programmets hjälpavsnitt hittar du instruktioner för hur du skapar just arbetsgivardeklaration på individnivå. Du hittar också information om bokföringsunderlag, hantering av löneskuld, inbetalning från anställd och begränsningar gällande arbetsgivardeklaration på individnivå.

 Läs mer om de nya reglerna och Visma Lön

 Följ utvecklingen kring de nya reglerna och Vismas program i vårt forum

 På Skatteverkets hemsida finns en guide för hur du fyller i arbetsgivardeklarationen på individnivå. Här kan du också testa en demoversion där du har möjlighet att prova olika delar av processen. 

Webbinaruim hos Skatteverket

Skatteverket anordnar ett flertal webbseminarium kring arbetsgivardeklaration på individnivå. Du kan välja mellan grundläggande nivå eller fördjupande nivå. Sök upp ditt val i rullistan under rubriken Informationsträff.

Till Skatteverkets webbseminarier

Tips: Lär dig mer om Arbetsgivardeklaration på individnivå

Från och med årsskiftet ska alla företag, oavsett storlek, börjar redovisa lön och skatteavdrag för sina anställda varje månad. Ta del av kunskap och nyttiga tips kring det nya kravet på rapportering av arbetsgivaravgift.

Läs mer på vår temasida "Vad är AGI?"

4,4/5 - 65 röster

Visma eEkonomi

Bokföring och fakturering online

Visma eEkonomi passar dig som har enskild firma, handelsbolag och aktiebolag. Med funktioner som automatiserad bokföringshjälp och smart fakturering får du en bekväm överblick och kan börja växa.

Läs mer om Visma eEkonomi