Frågor och svar i chatten under Visma Now 7 Mars 2018

Massor av frågor kom in under Visma Now: "Kan man använda snabbkommando i eEkonomi och Advisor?", "Hur gör jag med digital överstrykningspenna?", "Kommer Visma Bokslut och Skatt i molnet?", "Hur får jag kontakt med någon hos er om hjälp att ställa om till fastpris?"

Publicerat 2018-03-11

  Se hela Visma Now på Youtube här.
Vi hör 3 olika röster kring vad digitaliseringen är och du får tips om digitala verktyg du antagligen inte kände till innan. De rekommenderas av Anne-Louise Ekstrand, ECAB, Per Olsson, säkerhetsexpert på Visma Spcs, och Petra Örjegren, Stabilisator. 

Vi har utvecklat svaren på vissa frågor för att göra det tydligare.

 Se inslaget med Anne-Louise Ekstrand och Helene Struthers

Vi som har Visma Advisor. Är det lika enkelt att skicka sms eller starta samarbeten där som i Byråstöd?
– Hej! Ja det går fint att skicka sms till era kunder och även därifrån bjuda in era kunder till samarbete.
Har testat någon gång för en tid sedan men då kunde inte kunden svara tillbaka om de ville det! Är det så fortfarande?
– Man kan välja att visa vem som är avsändare och att du på dig som avsändare har lagt till ditt telefonnummer. Då kommer kunden att kunna svara på sms:et.
Ok!

Visma sms godkänns bara för engelska och svenska. Finns det möjlighet att det godkänner för alla språk?
– Inget som jag känner till så svaret blir nej, men utvecklingen går framåt.

Ni pratar om Visma Webbfakturering. Har kunder som fått meddelande att det skall upphöra. Vad gäller?
– Nej det finns inga planer på att lägga ner Webbfakturering.
Så man kan starta nya samarbete med kunder?
– Ja det går fint.

Angående kvittoappen Visma Scanner så har jag laddat ner och provat men jag måste logga in på Visma Administration och hur gör då kunden för att få över kvittot till mig?
– Hej! Du börjar med att bjuda in kunden till samarbete i Visma Scanning. Därefter laddar kunden ner appen hos sig och när kunden sedan skickar in kvitton med mera via appen kommer dessa att synkas in i Administration hos dig.
Jag ska alltså öppna kunden i Advisor och gå in på samarbete där?
– När du bjudit in till samarbete i Visma Scanner får kunden ett mejl där de godkänner samarbetet samt får inloggningsuppgifter till vismaspcs.se, om de inte redan har inloggning. Be kunden ladda ner appen från AppStore eller GooglePlay och att logga in i appen med sina inloggningsuppgifter. Första gången de loggar in i appen får de ange att underlagen ska skickas till Visma Administration, sen kan de börja fota sina underlag.
– Det du behöver göra är att starta kundens företag i Visma Administration, från Advisor. När kunden skickar underlag från appen kommer Administration meddela det, varje gång du arbetar i kundens företag.   

Skulle vilja få in bokslutsdokument via Visma Scanner, såsom årsbesked?
– Hej! Just nu finns bara typen kvitto och leverantörsfaktura att välja i Visma Scanner. Även om du fotar ett årsbesked och det får kategorin "leverantörsfaktura" Kan du dock bifoga det till vilken verifikation som helst i eEkonomi.
Ok, men jag skulle vilja ha dokumentet till bokslutsprogrammet och jag antar det snart blir webbaserat? Jag vill få bokslut och skatt webbaserat då det skulle underlätta och jag skulle vilja ha en vy för klienten, liksom i Ekonomiöversikt.
– Det är en jättebra synpunkt och något vi tar till oss till vår webbaserade lösning för bokslut, Visma Period & År. I dagsläget har dock Visma Scanner bara koppling till Visma Administration och eEkonomi.
Bra, då finns det utvecklingspotential.
– Bokslut och Skatt webbaserat är något vi får i Advisor Period och År, en tjänst som delvis finns idag men som det återstår en hel del utveckling av för att hantera alla bolagsformer. Du kan läsa mer här.

Kommer Visma att satsa på Visma Administration när det gäller möjligheten att scanna in en leverantörsfaktura direkt i programmet?
– Hej! Det kan jag tyvärr inte svara på. Men ställ gärna frågan på vårt supportforum så kommer du få svar från våra utvecklare.

Tycker inte Visma Scanner är nåt att ha om man inte får ALLT material den vägen. Man kan ju inte ha vartannat underlag digitalt och vartannat som papper?
– Hej Sven-Olof, jag förstår vad du menar. Det är är en intressant utmaning. Jag kommer att ställa den frågan till Anne-Louise i sändningen.
– Hej igen, hoppas du hörde vad Anne-Louise sa. Hon tyckte personligen att det var hanterbart. Men jag förstår vad du menar - när man väl tar steget och börjar jobba digitalt vill man ju ha allt digitalt. Många ser därför till att allt scannas eller kommer in digitalt.
– (Förtydligande från Helene Struthers:) Underlag som inte skickats in via Visma Scanner, tex om kunden glömt, kan också digitaliseras i efterhand och sparas i programmet. Det finns flera alternativ till hur du hanterar det med kunden eller direkt hos er på byrån:
– Du som redovisningskonsult kan logga in i Visma Scanner och fota underlag åt kunden. Har du flera samarbeten i Visma Scanner får du helt enkelt välja vilket företag du vill logga in i när du använder appen.
– Både du och kunden har möjlighet att vidarebefordra pdf-er till programmet, som då kopplas på samma sätt som underlagen från Visma Scanner. Exempelvis i scenariot där kunden glömt att scanna några kvitton eller fakturor med appen, då kan ni lägga papprena i en vanlig fysisk scanner och vidarebefordra till programmet med hjälp av den e-postaddress som finns i inställningarna i Visma Scanner-appen. E-posten är unik för varje företag.
– Samma lösning finns om kunden mejlat underlag till dig som byrå eller om de själva fått en faktura/kvitto på mejlen. Då kan e-postadressen i Visma Scanner användas för att vidarebefordra redan digitala dokument till ekonomisystsemet.

Måste min kund ha Visma för att ha en app som hanterar kvittona?
– Du som byrå ska ha Byråstöd eller Advisor (klienthanterare) för att kunna samarbeta med din kund.
Ok, jag har Visma Advisor.
– Kunden behöver inte själv ha ett avtal på något program.
Ok, men är det en kostnad som tillkommer?
– Om du bara använder Visma Scanner är det ingen kostnad.

Hej! Måste man ha Byråstöd för att t ex ha Ekonomiöversikt från vårt Visma 2000? Vi kör Advisor.
– Nej, du kan köra via Advisor.

Nu pratas om funktioner i Byråstöd. Men Advisor då? Finns samma funktioner där?
– Hej! Ja, de flesta funktioner som finns i Byråstöd finns även i Advisor. Advisor har fördelen med tidsregistrering. Någon särskild funktioner du tänker på?
Nej, men jag förvånas över att det är det "gamla" Byråstöd som lyfts fram.
– Vi kommer även att lyfta fram och diskutera Advisor osv senare i sändningen.

Kan man koppla underlag utan Visma Scanner? Exempelvis dokument som man redan har på sin dator?
– I vilket program arbetar du?
Visma Administration.
– Man måste maila in dessa dokument till Appen. Därefter så skickar du in dessa till Administration. Så har du tex en PDF faktura så mailar du denna till den e-post som du hittar inne i Appen.
Ok. Kommer ni att visa mer om det?
– Nej, men här kan du fördjupa dig.

Visma Advisor eller Byråstöd med egen server?
– Hej! Vad tänker du på mer exakt? Även med Advisor behöver du ha en egen server pga av att många program fortfarande är lokalt installerade. Det går så klart att vara webbaserad med Advisor, eEkonomi och eventuellt Ekonomiöversikten men övriga system som Skatt, Bokslut m m behöver man fortfarande en server för.
Okej, då fick jag det klart för mig, jag hade uppfattningen att Advisor var helt webbaserat?
– Ja, Advisor är webbaserat men för att kunna köra Visma Skatt och Visma Bokslut så krävs det fortfarande en server. Tanken finns så klart att allt ska finnas i molnet.
Tack.
– Inga problem :)

Hur synkroniseras redovisning med kvitton, fakturor m.m vid olika tillfällen och inte i kronologisk ordning?
– Hej! Om jag förstår din fråga rätt så tänker du hur kvitton stäms av mot redovisningen? I så fall så stäms dessa av mot datum, belopp och ev. referens.
Tänker mest på verifikationumreringen.
– Kvitton kopplas till verifikationer så där kan man alltid i efterhand följa vilket kvitto som hör till vilken verifikation. Nummer på verifikationerna kommer i den ordning som de stäms av. Det blir då inte alltid i kronologisk ordning om man tänker enligt datum eller liknande.
Är det bara jag som ser detta som ett problem?
– Jag kan meddela Petra att hon återkopplar lite hur de tänker kring detta med avstämning utan eventuell datumordning. Men du tänker att du stämmer av enligt datumordning. Tanken är egentligen att det redan ska vara avstämt i samband med att kvittot är kopplat och klart. Det blir ju lite nytänk kring hur man stämmer av. Beskriv gärna lite vilka problem du ser med detta så kan Petra återkoppla till dig.
Tack för idag.

Går det att skanna in en kundfaktura och ange att det är just en kundfaktura och inte ett kvitto eller leverantörsfaktura?
– Nej i dagsläget kan du inte scanna in kundfakturor. Det skulle eventuellt krävas ett extrernt system i så fall.

Finns det automatisk bankavstämning? Helst så att bankkontoutdrag läses in automatiskt varje dag och man sedan kan stämma av löpande.
– Den tjänsten finns i Visma eEkonomi. I Visma Administration kan du läsa in återrapportering via BG-fil.
Var kan jag läsa mer om det?
– Menar du återrapportering av ut- och inbetalningar? Till eEkonomi läs mer här. 
Men det går alltså inte att få in kontoutdraget i Visma Administration?
– Nej, inte till Visma Administration då gäller återrapporteringsfil via BG.

Jag känner mig bestulen på många timmars investering i eEkonomi. Med Visma Webbfakturering, SMS och Visma Scanner mot Administration så hade jag ju kunnat stanna kvar i Byråstöd och Administration. Eller?
– Visma eEkonomi är vår framtidslösning och ska vara den bästa lösningen på sikt. På Visma Now vill vi visa att byråer även kan samarbeta modernt i Byråstöd och Administration. Vi kommer även gå igenom en lösning med Advisor och eEkonomi!
Jag ville verkligen bejaka det nya i somras och trodde att jag skulle få flera nya kunder via egen marknadsföring och via att synas hos er på internet. Men jag har inte kunnat ta eEkonomi till mitt hjärta. Det fungerar inte med min intuition.
– Tråkigt att du känner så. Det kan vara vi som inte lyckats förmedla tillräckligt tydligt att det är  ett annat arbetssätt. Man måste börja lite från scratch och kunna tänka om. Du kan fortfarande använda alla tjänster vi pratat om via Advisor och Administration.
Rekommenderar ni att jag slutar använda eEkonomi?
– Absolut inte, det beror på hur din kund och du har fördelat arbetet. Har du väl kommit igång med eEkonomi är min rekommendation att du ligger kvar med kunden där. Och det kommer nyheter som ska hjälpa dig som byrå i programmet! Läs mer här om olikheter i arbetssätt och testa gärna med två skärmar om du inte redan har det.

Ni pratar mycket om Visma administration och Byråstöd. Men är det inte bättre att fokusera på eEkonomi och Advisor som ju redan är helt webbaserad? Är inte tanken att Advisor ska ersätta Byråstöd och eEkonomi ersätta Administration så småningom?
– Jo, det är helt korrekt. Dock kommer det att ta ett bra tag innan eEkonomi har ersatt Administration så klart. Det är många som använder och trivs med Admin. Så det finns ju möjlighet att koppla på Autoinvoice och andra internettjänster dit också.

 Se inslaget med Per Olsson, säkerhetsansvarig

Vad hette den "box" där man kan lagra alla sina lösenord? Och var hittar men den?
– KeePass, LastPass och 1password är några exempel på lösenordshanterare. 

Hej, var finns GDPR-mallen för biträdesavtalet att hämta, som ni nämnde i sändningen?
–Den kommer att läggas upp i efterhand på webben samt skicka ut informationen i mejl till kunder och våra prenumeranter på nyhetsbrevet.

På vilket sätt kommer vi kunna skicka lönespecifikationer via Visma Lön på ett sätt som är ok enligt GDPR? Om man vill skicka lönespecifikationer till uppdragsgivaren för godkännande/ attest innan man mejlar ut dem till de anställda hur kan man göra det på ett korrekt sätt enligt GDPR? Hur länge kan vi spara lönebesked och kontrolluppgifter för de anställda? Hur länge kan vi lagra sjukintyg, varningar, utvecklingssamtal, lönesamtal, enligt GDPR både digitalt och papper i register? Vilka lagrum finns som vi behöver ta hänsyn till för ovanstående frågor?
– Frågor gällande GDPR ska vi samla i en FAQ som vi skickar ut till de som har frågor. Vi sparar chatten här så när vi har samlat ihop frågorna kring GDPR så skickar vi ut dessa svar till dig.
Toppen tack, tar jättegärna del av FAQ sedan :)

Angående GDPR: Vad gäller för all info om mig som privatperson som ligger på "nätet" och som jag inte har beställt t ex på Hitta.se och Eniro? Jag har inte godkänt att vem som helst kan söka mig där. Att ha massa dokumentation om varför man har personuppgifter om anställda i ett företag som används endast i företaget verkar lite överdrivet i jämförelse?
– Hej! Alla som är anmälda till Visma Now kommer få information om vad som gäller med GDPR  där alla frågor om ska finnas besvarade i slutet av mars.

  Se inslaget med Petra Örjegren

Fråga till "molnexperten" Petra Örjegren, Stabilisator: Var sparar man tex bankkontoutdrag?
– Kontoutdraget finns digitalt hos banken.
Vilket externt företag används?
– Stabilisator anlitar ett företag som heter Zedcom och de finns både i Stockholm och Östersund. Den digitala “pärmen” är helt enkelt en mapp på fjärrskrivbordet som vi strukturerat som årsakten. Där samlar vi allt från registreringsbevis och kopia av uppdragsbrev till underlag för löner mm.
Om man vill spara digitalt markerade bankkotoutdrag, vilken extern tjänst används till digital pärm?
– Vissa banker fungerar inte att klistra in, tex Ålandsbanken. Annars skriv ut som PDF och markera i den filen. Hos vissa banker tex Nordea kan du även skriva ut kontoutdraget till en excelfil.
Och finns kundens mapp alltså digitalt?
– Ja. I Advisor har du dokumentation inne på kunden där du kan spara dokument i molnet. Men det var kanske inte så du menade?
Jo, jag har använt dokumentfunktionen i Advisor, men det lät som om en digital pärm nämndes?
– Med digital pärm menar hon att hon har en specifik mapp till varje kund i sitt nätverk som nås via ett fjärskrivbord, där alla sparar ner dokument från kunder, inklusive bokslutspärmar.

Hejsan! Hur gör jag med den digitala överstrykningspennan ni pratar om?
– Digital överstrykningspenna finns i PDF-programmet Acrobat Reader. Den använder Petra Örjegren till att markera i texten osv.

Det talas om att man ska ha två skärmar. Är det två skärmar om man har en laptop och en vanlig skärm eller måste man ha två stora skärmar?
– Hej! Det är lite efter eget tycke så klart. Det går bra att ha en laptop och en vanlig skärm om man känner att det räcker till. Men tycker man inte det är tillräckligt så rekommenderas två stora skärmar, absolut.

Kan man använda snabbkommando i eEkonomi och Advisor så att man slipper att klicka med musen överallt?
– Hej! Det finns vissa snabbkommandon i Advisor och några även i eEkonomi. Du hittar dem enklast i supportpanelen (frågetecknet på ovankanten). Om du söker på kortkommandon så får du fram de som finns tillgängliga.

Om man går över helt till digitalt så undrar jag hur man ska göra med backup när man inte arbetar mot server utan har allt i molnet. Man vill ju gärna ha det sparat på mer än ett ställe eller?
– Du behöver inte ta någon backup då det hanteras med automatik på servrarna där det lagras.
Det känns ändå lite osäkert med tanke på att vi som redovisningskonsulter ska uppgifter om kunden i 10 år, kan man verkligen vara säker?
– Ja, utan tvekan. 

 Se inslaget med Genc Zeneli

Jag var inte med från början, men har ni nu erbjudande med Visma Bokslut och Skatt i molnet också?
– Hej! Det kommer att finnas inspelat i efterhand om du vill se allt. Det finns en ny tjänst som heter Advisor Period & År. Denna är på sikt tänkt att ersätta Visma Bokslut och Visma Skatt. Dock har den en bit kvar innan den är på samma nivå som dessa system. Där finns periodavstämning och årsavslut. Första versionen kommer att stödja Aktiebolag K2.

Hur når man Advisor Period & År till sitt eget AB?
– Hej! Tjänsten Advisor Period & år går tyvärr inte att köra på sin egna byrå. Vet att det är efterfrågat men fungerar tyvärr inte idag.

Jag har Visma Advisor, var hittar jag Visma Advisor Period & År?
– Den är än så länge gratis fram till 31 mars om du vill testa det gällande periodavslut. När det gäller årsavslut så kommer den att vara gratis fram till årets slut. Du hittar den under fliken samarbeten och Advisor Period & År. Du kan testa att sätta igång ett samarbete med en kund. Kunden kommer inte att ha tillgång utan det är ett verktyg för dig.
Ok, tack!

Periodavslut, är det bara aktuellt om man har eEkonomi?
– Du kan använda Periodavslut även om du kör Administration genom att importera Sie-fil.
Ok! Tack!

Ni pratar om redovisningsprogrammet Visma eEkonomi i samband med redovisningsbyråer men vi sköter allt själva och det är inget för oss då?
– Är ni ett företag? I så fall kan i absolut köra Visma eEkonomi. Samarbetar ni sedan med er byrå så kommer även din byrå åt din bokföring och så vidare, för att stämma av eller hur ni nu delar upp arbetet.
Ja vår byrå hjälper bara till med bokslutet och vi fixar fram allt underlag.

Hur får jag kontakt med någon hos er om att ställa om till fastpris som ni tog upp i programmet?
– Hej! Jag skulle säga att Genc är den bästa kontakten där. genc.zeneli@visma.com kan du maila om du har frågor. Du hittar lite mer info här.
Tack.

Vad slutar notan på för vart och ett av de tre affärsutvecklingstjänsterna?
– Hej! Du kan läsa mer här. Det börjar på 25 000 och uppåt. 

Visma eEkonomi skall ju vara så enkelt att lära sig men det blir ibland fel hos företagaren och er support ger fel uppgifter vid frågor.
– Det var tråkigt att höra att du känner att du får fel svar från supporten. Det jag skulle tipsa att man börjar med är att genomföra den e-learning som finns i hjälpen. Där får man grunderna till arbeta i programmet.
Vore det inte bra att ni hade kundstöd med utbildade ekonomer?
– Vi är experter på våra program och jag vill påstå att vår support är kunnig i bokföring men redovisningskonsulterna har ofta den djupaste och bredaste kunskapen om just bokföring och allt som hör till. Vi rekommenderar ofta att företagarna har en nära kontakt med sin redovisningsbyrå för att allt ska bli rätt och riktigt, oavsett vem som gör vad rent praktiskt. 

Har klienter som lockats att göra sin egen redovisning. Jag har upptäckt att alla poster inte hamnar rätt på konto och det blir fel i deklarationer mm. När Skatteverket kommer på besök upptäcks ofta stora misstag. Kommer Visma att ta ansvar för det?
– Många byråer lägger tid på att utbilda kunderna i programmet. Byråerna begränsar också kontoplan och bokföringsförslag så att företagarna ska undvika felaktigheter i bokföringen. Det är också många som rimlighetsbedömer regelbundet och har öppet för frågor så fort det finns en tveksamhet. Om kunderna har valt att ta ansvar för bokföringen så är det också i slutändan de som har ansvar för bokföringen. Men som byrå vill man vara en garant för att det blir rätt från början givetvis!