Sven-Olof Persson, TAG Redovisning, ska få ordning på inflödet och samarbeta med med kunden

Han tar kontroll på sin arbetstid 

Framtidens byrå? Digitalisering? Hur menar ni egentligen, undrade Sven-Olof Persson och skrev ett brev till Visma Spcs. Vi bjöd in honom på coaching. Det blev en dag med intressanta samtal och en hel del pusselbitar som föll på plats. 

Publicerat 2016-12-15

Gå direkt till avsnitt:
Brevet
Coachingpass 1
Coachingpass 2
Sven-Olof Persson sammanfattar
Anders och Marcus sammanfattar
Känner du igen dig?

Här är Sven-Olof Perssons brev

“Det är ett väldigt tryck på digitalisering och att man skall gå över till rådgivning. Men om man låter kunderna göra en större del av arbetet så minskar ju den debiterbara tiden. Kunderna märker att de får göra fler moment själva. Konsekvensen blir att jag får in mindre pengar.  
Jag upplever inte att det finns något direkt behov av rådgivning hos de små företagen. De kan sin verksamhet bättre än jag. Dessutom har jag dålig erfarenhet av kunder som bokför själva och bara lämnar över för bokslut/deklaration. Det tar lika lång tid att rätta fel som att göra jobbet själv och stressen byggs på. 
Sådana kunder som inte låter mig sköta den löpande bokföringen gör jag mig successivt av med. Som ni märker är jag skeptisk. Jag tycker inte att det är en juste väg att gå – att trycka på kunden rådgivning som inte gynnar deras resultat bara för att min byrå skall få större faktureringsunderlag. Men har ni argument och konkreta förslag kring hur jag ska förhålla mig till det här så är jag öppen för diskussion. Hälsningar Sven-Olof Persson”

Vi vet att det är många redovisningskonsulter som har samma funderingar så vi ordnade en dags coaching med Anders Bernåker, erfaren redovisningskonsult och medförfattare till REKO, samt Marcus Schirén, konsult på Visma Spcs. Glädjande nog tackade Sven-Olof Persson ja.

 Lyssna på intervjun med Sven-Olof Persson (22 min)

Kl 09:30 23 november, Visma Spcs kontor på Sambandsvägen, Växjö

Vad tänkte du när du klev in genom dörren?
– Vad har jag nu dragit igång? Tänk att jag aldrig kan hålla tyst, ha ha!
Han ogillar förändringar, berättar han. Han tycker om att ha kontroll och vill att saker ska vara som de alltid har varit. Men det sistnämnda är inte riktigt sant, för vid 38 års ålder hoppade han på en tuff civilekonomutbildning. Sedan köpte han sin redovisningsbyrå. 

– Jag har gjort både bra och mindre goda erfarenheter sedan jag startade byrån. Jag tagit uppdrag jag inte borde ha tagit. Numera tackar jag nej, till exempel om en kund gör en förfrågan om att snabbt ta fram bokföring på väldigt gamla underlag. Sådant skapar bara problem. Jag har några riktigt bra kunder, avknoppningar som vuxit till ganska stora företag.

Kl 10:00-12:00 Sven-Olof Persson presenterar sin byrå. Coaching av Anders Bernåker

Anders Bernåker, partner till Visma Spcs AB: Vad har du för utmaningar idag som du brottas med på byrån? 
SO: Jag får ihop en inkomst som är tillräcklig, men jag känner att jag jobbar alldeles för mycket för de pengar som kommer in. Kvartalsredovisningen för ett år sedan var inte klok. Den 11:e fick jag 2,3 kilo bokföringsmaterial från tre olika kunder och hos mig kommer posten kl 14:00. Allt skulle vara klart så att kunderna hann betala in till skattekontot den 12:e. 
AB: Varför blir det så?
SO: Jag tillåter det och jag räddar dem. Många gånger har jag dygnat nätterna före den 12:e. E-deklarationerna måste ju vara klara senast 24:00 den sista redovisningsdagen. Jag känner att jag måste få lite mer kontroll över min tid och slippa de här arbetstopparna. 

Att planera input av råvaror 

AB: Jag känner igen i princip alla utmaningar som du har. Jag jobbade länge på EY. Vi hade 82 kontor och många var ganska små. Min uppgift var att åka dit och se vad som gick att göra. Något jag lärde mig var att man måste börja med målbilden. För det du berättar om, det berättar nästan alla, i större eller mindre grad har alla varit med om det. Du kan ta dig ifrån det genom att skruva lite. Kronor och ören kanske blir desamma men du kan få en annan arbetssituation.

AB: Om man ser vår verksamhet som en fabrik där vi ska tillverka något. Deadline är den 1 juni. Det vet vi. Om vi sedan betraktar mannen som jobbar i fabriken. Han ska jobba 40 eller kanske 44 timmar i veckan. Inte 168 ena veckan och sedan 0 nästa vecka. Han planerar sin tid så att det blir jämnt fördelat. Men vad är det då som gör att det ändå blir struligt? Jo: Inputen! Råvaror måste komma in i rätt tid. Och det här gäller nästan alla som drivit egen byrå: Man har glömt att ställa krav på kunden. Man planerar inte tillsammans med kunden. Kunderna är ofta inte duktiga på administration, de har inget intresse alls för papper. 

AB: Ett exempel är en kund jag hade som hade bytt redovisningsbyrå. För han var så missnöjd med sin förra. Ok, hur skulle du vilja ha det, frågade jag. “Jag vill ha låg skatt”. Jaha, och när vill du ha skatten? “Innan påsk för då ska vi åka skidor”. Ok. När behöver du då skicka in materialet till mig så att jag är klar den 20 mars? Och vad kan vi göra redan i oktober och november för att det du lämnar i mars ska vara komplett från början? Jag brukar spela upp året baklänges på det här sättet. Kunden blir delaktig och motiverad. Han vet också att förseningar kostar.

SO: Ja, man är ju på tok för snäll.
AB: Det är aldrig fel att vara snäll, jag gillar det. Men det är heller inte fel att ställa krav. Annars kan det bli en likgiltighet, en låt gå-attityd. Vi redovisningskonsulter kan inte vara så snälla att vi är dumma mot oss själva. Kapitel 3 i REKO-utbildningen tar upp precis det här: Planering av egna byrån. Det är inte okej att lämna flera kilo papper dagen före. Jag tror du att måste börja förändra det här för din egen överlevnad. Och kunden har inte alltid rätt om hur vi ska samarbeta. Gör din egen planering först. Gör sedan en tillsammans med kunden så att kunden tror att det är hen som bestämmer. 

Det är aldrig fel att vara snäll, jag gillar det. Men det är heller inte fel att ställa krav. 

AB: En del byråer har börjat skicka automatiska sms-påminnelser. Eller så kan du påminna inne i programmet. Information och planering är fundamenta! Jag vet en byråägare som standardiserade kundernas inlämningar genom att dela ut en pärm á 1500 kr varje år där det stod precis vad som skulle ingå.
SO: Låter som en bra idé.

Grundläggande rådgivning

AB: En anpassad kontoplan är den enklaste formen av rådgivning. Ge dem alltid en egen kontoplan. Och förstår kunden rapporten? De kan ofta inte läsa sina rapporter.
SO: Jag har inte tänkt på det innan men en anpassad kontoplan där kontona har begripliga namn – det kan få dem att titta på sina balansrapporter mer.
AB: Ja, tar du det beslutet så går det åt rätt håll! Har du satt mål för din byrå?
SO: Nej jag har väl inte det direkt. Men jag tycker som sagt att jag jobbar för mycket. Så det kan ju vara ett mål. Men när det gäller rådgivning, finns det verkligen behov av det hos mina små kunder? Kan jag verkligen sälja det? Kan jag hämta in den förlorade bokföringstiden i rådgivning? Jag upplever ju att mina kunder har bättre koll på sin verksamhet än jag.

Men när det gäller rådgivning, finns det verkligen behov av det hos mina små kunder? 

AB: Ja, det är riktigt, men du har koll på andra saker som har med ekonomi att göra. Har du använt Visma Ekonomiöversikt eller Visma Analys? I Visma Analys finns rapporter och simuleringsmöjligheter. Du kan ge kunderna ett smakprov. I slutänden handlar rådgivning inte om att sälja mer utan vi gör det för att gynna kunden. De märker att de har nytta av det. Goda råd är dyra! Brukar du prata med dina kunder om deras mål? Så fort du gjort det så har du ett underlag för din rådgivning!

SO: Ja det förstås, det är ju inte jag som driver verkstaden, åkeriet eller restaurangen. Det handlar om att jag isåfall måste veta vad kunden vill med sin verksamhet. Om kunden säger “... jag skulle önska att likviditeten eller lönsamheten var bättre …” så kan jag ju leda dem åt det hållet. Kör man bil och ska till Nyköping så måste man ju välja vägar som bär dit. Om kunden säger “det spelar ingen roll vart vi åker”, då är det svårare.
AB: Ett sätt att bli vassare på rådgivning är som sagt att använda verktyg du redan har på ett nytt sätt, men kopplar till företagets mål. Du nämnde att en av dina bättre kunder är ett åkeri. Där kan du till exempel testa att lägga upp bilarna som resultatenheter i Visma Anläggningsregister. Det gjorde jag åt en av mina kunder som ville veta utfallet per maskin. Du kan också specificera kostnadsställen och kort med löpnummer. Ett belopp på ett konto med elva olika specifikationer istället för “drivmedel” och så 11 olika konton. Även tjänstemän går att specificera som kostnadsställen. Kunden får ett mycket bättre beslutsunderlag.

Hjälpa kunden göra rätt 

SO: Jag tackar nej till kunder som vill bokföra själva i Visma eEkonomi eftersom det blir så mycket fel i redovisningen.
AB: Tänk om när det gäller kunderna i molnet. Lägg ner tid på dem i början och rätta inte bara felen! Lär dem istället att göra rätt. Det tar ett år, sedan är de självgående. Jag har haft kunder som blivit lönsamma just för att de skötte bokföringen själva. Och om du är överens med kunden om målen så lägg det på rådgivning. Säg så här: “Jag tänkte förbereda ett par saker. Om vi träffas ska jag visa dig”. Jobba till exempel med nyckeltal. Det är en fantastiskt möjlighet.

Sätta rätt pris

SO: Jag använder mig av två olika timpriser.
AB: Höjer du priset årligen?
SO: Nej, jag har inte höjt på tre år.
AB: Har dina kunder höjt sina priser under den tiden?
SO: Inte omöjligt. Jag har inte analyserat det men det går ju att kolla. 
AB: Vad händer om du ökar timtaxan med 15 kr? Höj alltid lite varje år. Det sägs att det inte går i den här branschen, men har du försökt? Man brukar säga att 10% av kunderna slutar på grund av pris. 70% slutar på grund av engagemang. Är det fel att ta betalt för nedlagd tid? Nej absolut inte, men HUR tar jag betalt? Det är viktigt. Hur vill jag som kund ha det? Kunden är inte intresserad av tiden utan av kronorna. Kunden vill inte ha överraskande fakturor.
SO: Kunderna jagar efter hur många timmar jag har lagt ner. Hur gör jag då? 
AB: Vissa kunder funkar helt enkelt inte att ha månadspris eller fast pris på. Kör timpris med dem. Fokusera på de som är mottagliga.

Klockan 13-15: Coaching med Marcus Schirén

Marcus Schirén, konsult redovisningsbranschen, Visma Spcs Efter gemensam lunch var det dags för eftermiddagspasset med Vismas konsult Marcus Schirén. Han träffar dagligen kunder som går över till Visma eEkonomi och Visma Advisor samt Visma Ekonomiöversikt. Marcus hade förberett genom att titta igenom Sven-Olofs supportärenden och ställde först frågan: Vad är det som tar tid för dig idag?
SO: Jag hjälper en kund med lönerna och det har skapat många supportärenden för det är ganska svårt. Men nu börjar det sätta sig. Jag gick också en kurs i Visma Skatt en gång och det sparar väldigt mycket tid för mig.

Visma eEkonomi och Visma Scanner

MS: Då ska vi se om det finns fler sätt att hitta mer tid genom att kunna programmen! Hur fakturerar dina kunder?
SO: På olika sätt. En del i Vismas program, vilket gör det enklare. Vissa sitter i Excel och Word och det skapar dubbelt jobb för mig. 
MS: Du kan istället använda Visma eEkonomi och arbeta i samma system. Då finns allt direkt och bokförs i systemet.
SO: Men hur ska jag våga släppa in kunden i Visma eEkonomi, de behöver väl mer än läsbehörigheter?
MS: Börja med konto, artikelkonteringar, artiklar och konton. Verfikationskontering kan du spärra dem från att ändra. Läsbehörighet eller begränsad behörighet är vanligast! Förtydliga i uppdragsbrevet vem som gör vad. Det finns en logg i Visma eEkonomi som håller reda på allt. Många som använder Visma eEkonomi säger att framgångsfaktorerna är att utbilda kunden. 
SO: Men om jag har har Visma eEkonomi, har kunden fri support då? 
MS: Ja, så länge kunden själv arbetar i eEkonomi så har denne har fri support precis som byrån.

Vissa sitter i Excel och Word och det skapar dubbelt jobb för mig. 

SO: Jag testade Visma Scanner men inte såg vitsen med det. Det var en helt onödig grej. Jag bokför ju ändå inget förrän jag får papperet och kvittot? 
MS: Det behöver regleras i uppdragsavtalet att kunden skickar in allt digitalt och själv arkiverar papperskvittot. Om tjänsten ska bli bra så måste man utnyttja den fullt ut. Vi är i en övergångsfas mellan papper och digitalt.
SO: Men när Skatteverket vill granska bokföringen så måste det ju finnas?
MS: Bokföringslagen har med kunden att göra. Originalen ska förvaras av kunden i ordnat skick. Du själv behöver bara följa REKO och ha ordning på den egna dokumentationen. 

Visma Advisor och Visma Ekonomiöversikt

Marcus visar sedan Visma Advisor och Visma Ekonomiöversikt. Advisor blir en positiv överraskning för Sven-Olof Persson – här har han sitt verktyg för att hålla kontroll på uppdrag och arbetstid! 
SO: Ekonomiöversikt var också bra. Jag är ju siffermänniska men jag inser att mina kunder kanske hellre tittar på staplar, cirklar och diagram för att få överblick. Jag vet att många inte läser resultat- och balansrapporter men tror de skulle ha behållning av det grafiska. Och Ekonomiöversikten gick att modellera så att man kan visa det mest intressanta för kunden.  
MS: 2017 lanserar vi också Visma Advisor Period & År. Det är programvaror som revolutionerar arbetet på byrån på så sätt att det kapar arbetstopparna. Det innebär löpande månadsbokslut och deklaration i molnet. 
SO: Det låter ju väldigt spännande! Jag behöver ett riktigt bra planeringsverktyg, det skulle hjälpa mig i samtalet med kunden också. 

TAG RedovisningSven-Olof Persson sammanfattar

Hur känns det?
– Bra! Framförallt har jag insett att jag ska ta kontroll på hur jag fördelar min arbetstid. JAG måste styra, annars händer det som händer.
– Min inställning har ändrats lite. Dels har jag förstått mer vad digitaliseringen går ut på, att det gäller att använda de funktioner som finns i programmen, dels inser man att förändringarna kommer. Antingen får man hänga med eller lägga ner.  

Hur tänker du lyckas? 
– Vara tydlig med vilka moment kunden ska göra och vid vilken tidpunkt. Så att det inte alltid kommer ett par dagar innan det ska vara färdigt. Jag ska fundera på vilka kunder jag ska börja med. Försöka komma överens och planera gemensamt. Och det visar sig att progamvarorna stödjer den utvecklingen. Det finns inga hinder utom ens egen inställning. 

Vilka är dina 3 bästa tips till kollegor?
– Var inte rädda för att ställa frågor. Då får ni komma till Visma Spcs, ha ha! Nummer två: Sätt mål. Då kanske man tänker sig för så att de åtgärder man vidtar leder till målet. Och till sist: Förändringar är kanske inte så farliga.

Ett av världens bästa konföretag för redovisningsbyråer, Rob Nixon, sa på Visma Forward 2016 att redovisningskonsulterna är viktiga för företagens utveckling. Hur ser du på dina möjligheter som rådgivare?
– Om de bara har satt upp ett mål så kan jag säkert hjälpa dem att planera vägen dit. Man kan inte lägga sig i deras praktiska utförande i att driva företag. Men andra bitar som handlar om deras ekonomi att kan jag nog se på ett annat sätt än de själva, det ekonomiska utfallet av investeringar och liknande. 

Anders och Marcus sammanfattar 

  • Planera ihop med kunden. Ta upp hur rapporteringen går till – och stå på dig!
  • Sätt upp mål tillsammans med kunden.
  • Paketera tjänster som bokslut och deklaration och ta styckpris för dem.
  • Använd programmen i molnet fullt ut för att effektivisera. Börja med de kunder som är motiverade.
  • Resursplanera din tid och dina kunder i Visma Advisor och i kommande Visma Advisory Tools för att få ner arbetstopparna i bokslutsarbet. De fungerar lika bra för lilla som stora byrån. 
  • Få in underlagen löpande med hjälp av Visma Scanner och digitalisera så många länkar i kedjan som möjligt.

 Lyssna på intervjun med Sven-Olof Persson (22 min)

Känner du igen dig? Hör av dig!

Vi kommer att följa upp hur det går för Sven-Olof Persson och TAG Redovisning. Känner du igen dig i hans situation kring lämning av material? Vad tror du om möjligheterna att samarbeta med din kund? Hör av dig med dina tankar och uppslag till infoline@vismaspcs.se.

Annica Jönsson

 Följ Byråpodden på iTunes
 Följ Byråpodden på Google Play

Du kanske också är intresserad av ...

Företagare gillade mobilt och pappersfritt koncept
Revisorns nyfikenhet väcktes på utbildningsdag
Ditt kontors vd vann en iPad
Ännu inte helt REKO? Så här enkelt kommer du igångChecklista i 9 steg: Så byter du arbetssätt och blir digital 

Ont om tid? Stora utmaningar? Här är ett nyhetsbrev för dig som är redovisningskonsult eller revisor. Vi hjälper dig framåt.

ja, jag vill ha nyhetsbrevet 

Är du kund får du nyhetsbrevet utan att du behöver anmäla dig. 
Du kan säga upp prenumerationen när du vill.