Digital redovisningsbyrå - Checklista och enkla workshops att göra på kontoret

Ok, du vill modernisera redovisningsbyrån. Men var ska du börja? Lugn. Här är:
 Checklistan
 Workshops som ni kan planera in redan imorgon. 

Uppdaterad 2019-02-22

 Läs i lugn och ro: Superbra checklista i (bara) 9 steg  Kom igång snabbt: Arbetshäfte - 9 enkla och gratis workshops ni gör på kontoret redan imorgon

Så driver du en digital redovisningsbyrå

Digital redovisningsbyrå: Hur du driver en framgångsrik redovisningsbyrå genom att byta arbetssätt och1. Vision och mål

Om du hade startat din byrå idag, hur hade du lagt upp det? Svaret är viktigt, för det visar åt vilket håll du behöver styra skutan. Du sitter inte fast i en mall gjuten i cement (även om det kan kännas så ibland), du har möjlighet att påverka. Och allt börjar med ett tydligt mål. 

  • Var vill du att din byrå vara om 5 år?
  • Vilka förväntningar har kunderna nuförtiden och i framtiden?
  • Vilka tjänster vill du erbjuda framöver?
  • Hur viktigt är det med lönsamhet?
  • Vilken kompetens har du och dina kollegor på byrån? 
  • Vilken affärsmodell ska ni arbeta efter?

Författaren Simon Sinek säger: Människor köper inte det du säljer, de köper varför du säljer det. Börja med varför. Se till att ditt varför är djärvt och enkelt att kommunicera. Skriv en vision och sätt efter hand mer och mer mätbara mål. Visionen ska vara inspirerande. Sätt målen enligt SMART: Specifikt, Mätbart, Accepterat, Realistiskt och Tidsbestämt.

 Visma Panalitix-kunder använder One Page Plan på sin Kickstart. Läs mer om Visma Affärsutveckling

Digital redovisningsbyrå: Hur du driver en framgångsrik redovisningsbyrå genom att byta arbetssätt och2. Ledarskap

Är du rätt person att leda förändringen? Rätt ledarskap är ett måste. Driver du en enmansbyrå handlar det om att leda sig själv. Här är tips: 

  • Hitta en mentor
  • Bjuda in en kollega från en byrå som redan startat resan
  • Bli medlem i Visma Panalitix

Det handlar om att implementera nya arbetssätt och en ny affärsmodell. Bengt Skough, framtidsstrateg på branschorganisationen FAR, uttrycker det nya sättet att tänka som en formel: Idag arbetar alla enligt formeln KAR: Kompetens + Aktivitet = Resultat. Nu måste vi börja med det önskade resultatet och därefter anpassa våra aktiviteter och följaktligen sedan också vår kompetens. Alltså RAK: Resultat = Aktivitet + Kompetens. 

Styrelsen

Ta in ny kompetens i styrelsen eller byt vd om du själv känner att du inte är rätt person. Det ger välbehövlig energi och riktning åt utvecklingsarbetet på en större byrå. Bland medarbetare kan det också finnas behov av kompetens inom IT, marknadsföring eller försäljning. 

 Extern kompetens förstärkte Stabilisator

Digital redovisningsbyrå: Hur du driver en framgångsrik redovisningsbyrå genom att byta arbetssätt och

3. Programvaror

Du behöver program som stödjer det nya arbetssättet maximalt och sparar tid. Utnyttja alla möjligheter att automatisera och digitalisera processer, lita på systemen och mata dem med så mycket bra data som möjligt så kommer de att leverera. 

  • Visma Ekonomiöversikt är ofta första steget in, för att vänja sig vid att samarbeta med kunden. Här kan du visa ekonomin i snygga staplar och borra dig ner i alla detaljer. Ekonomiöversikt finns i gratis- och betalversion. 
  • Alla andra Visma-appar och samarbetstjänster kring lön, tid, resor och projekt. Varför skulle du INTE låta företagaren jobba i mobilen år 2019? När du själv sparar tid på det. 
  • Visma Advisor för att planera dina kunder. Vad köper de och hur lång tid tar varje moment? Planera tid utifrån medarbetare, kunder, uppdrag och aktiviteter.
  • Visma Advisor Period och År innebär löpande avstämningar under året. Kunder som testat säger att de "inte kan leva utan det"!  
  • Visma eEkonomi och appen för att samarbeta, dela data med kunden och få effektiva bankkopplingar.

Digital redovisningsbyrå: Hur du driver en framgångsrik redovisningsbyrå genom att byta arbetssätt och

4 Engagemang 

Alla medarbetare reagerar olika på förändringar. En del tar till sig nya idéer direkt, andra tar det steg för steg. Vissa vill bli överbevisade. En del behöver se det i siffror, andra går mer på känsla. Engagera varje person individuellt och ta hjälp av redan frälsta för att dra tåget.

 Byråpodden #4 Så leder du medarbetare i förändring

Kommunicera er nya kultur, värderingar, mål och planer fortlöpande. Håll workshops, sätt samman en digitaliseringsgrupp eller ordna en framtidsdag. De här diskussionsövningarna brukar engagera alla på kontoret: 

Övning A: Gör företaget bättre

Välj ut 1-5 bolag ut kundstocken, de ska vara så olika som möjligt. Ta fram bokslut och balansräkning och boka en workshop med alla på kontoret. Uppgiften är att brainstorma kring hur ni hade kunnat hjälpa det här företaget framåt.

Hur hade ni kunnat förbättra?
Vad behöver vi veta mer om kunden för att kunna hjälpa till också med x, y och z?
Vad krävs i praktiken av er för att förverkliga det här?

Övning B: Vad är bäst?

Att skapa intäkter med hjälp av rådgivning eller genom manuell löpande redovisning? 
Att jobba tillsammans mot ett gemensamt mål, eller att sakna mål?
Att ge kunder råd i förväg/realtid eller i efterhand? (Blicka framåt istället för bakåt.)
Att visa fördelar med ny teknik eller att inte visa några fördelar?
Att ha regelbundna kundmöten och samtal i vardagen eller att inte ha det?

6 förslag på enkel rådgivning

  1. Tala om för kunden som ringer vilket konto hen ska bokföra på.
  2. Gör en anpassad kontoplan 
  3. Fråga om kunden förstår rapporterna och använder dem som beslutsunderlag.
  4. Fråga om kunden har något mål med sitt företag. Till exempel få ihop till levebrödet, ha råd med pension och semester, bli skuldfri, få ett jämnare kassaflöde, anställa eller bygga ut. Om kunden vill så gör en SWOT-analys. 
  5. Fråga: Är det något annat jag kan hjälpa dig med?
  6. Erbjuda en utbildning i bokföring och ekonomi. Om kunden kan ekonomi så talar ni samma språk. Tänk på att du måste anpassa ditt språk efter kundens förutsättningar.

Att utgå från ett gemensamt mål är viktigt i all rådgivning. Låt kunden sätta upp sitt mål baserat på er analys och egna visionen. I takt med att du lär du dig mer om kundens affär och förstår kundens behov kan du ta nya uppdrag. 

Rätt samtalsteknik

  • Lyssna först. Ge dig själv tid att förstå bakgrunden, förstå kundens behov och kundens affär. Du ger inget osäkert intryck bara för att du inte kan allt om kundens affär och inte direkt talar om för kunden vad hen ska göra. Det ger tvärtom ett seriöst intryck att att vara lyhörd, intresserad och ödmjuk.
  • Använd mjukgörande fraser. "Bara så att jag förstår …", "Intressant, hur tänkte du där?", eller "Intressant, har du provat ....?"
  • Besvara en fråga med en annan fråga. "Ja, vi kan hjälpa dig med det. Vad mer behöver du hjälp med?"
  • Bekräfta att du lyssnar, sitt inte tyst. "Jag förstår, berätta mer om det, så vad du menar är …?"
  • Bekräfta att du uppfattat kunden rätt. "Så vad du säger är …?", "Bara för att kontrollera att jag har förstått dig rätt, ... ?"

De som provat på rådgivning säger att de tycker att jobbet blir roligare. De har också nöjdare kunder än innan. Exempel finns i Byråpodden avsnitt #7 och #8.

En arbetsplats som inte moderniseras löper risk att tappa kunder till konkurrenter som ligger steget före. Medarbetare som inte får chans att utvecklas löper risk att inte vara lika anställningsbara i framtiden.

Digital redovisningsbyrå: Hur du driver en framgångsrik redovisningsbyrå genom att byta arbetssätt och

5 Kunder

Hur ser din idealkund ut? Anders Bernåker, erfaren redovisningskonsult, rekommenderar 4 frågor för att ta reda vilka av dina kunder som passar in hos dig. Gör en genomgång varje år och sortera ut de kunder som du av olika anledningar inte vill ha kvar. Försök få fler kunder av den sort du vill ha, det kommer att gynna både dig och kunden bäst.

  • Vilka kunder ökar din kompetens?
  • Vilka kunder kan bäst tillgodogöra sig dina tjänster?
  • Vilka kunder ger dig vidare kontakter?
  • Vilka kunder passar in i byråns planeringsprocess?

Digital redovisningsbyrå: Hur du driver en framgångsrik redovisningsbyrå genom att byta arbetssätt och

6 Kundvärde 

Vad upplever kunden som värdefullt? Inte alltid det du tror. Vismas partner Panalitix har ägnat 22 år åt att hjälpa byråer i 30 länder öka vinst, kapacitet och omsättning. Enligt en enkät som företaget ställde till 428 företagare så vill:

  • 93% ha en konsult som jobbar mer i realtid, inte en som kommer efter sju månader med råd om vad som borde ha skett.
  • 62% ha mer direkt kontakt med sin konsult.
  • 39% ha fler erbjudanden från konsulten om hur de kan förbättra sitt företagande.
  • 22% vill att konsulten fokuserar mer på framtiden än dåtiden.
  • 17% att konsulten är mer transparent med sina priser.

Enligt en enkät i FAR:s Framtidsstudien del 1 som besvarades av190 vd:ar för svenska privatägda företag tycker 75 procent att de har "lagom" mycket kontakt med revisor eller redovisningskonsult. Cirka 20 procent vill ha mer kontakt. 

Bara 4 av 10 är nöjda med prisvärdheten, enligt samma enkät. Övriga är missnöjda eller varken eller. Frågan var ställd så här: ”Generellt, hur nöjda skulle du säga att ni är med följande aspekter av era revisions och redovisningstjänster?”

Utifrån de insikterna och de frågor du ställer till kunden kan du paketera tjänster.
Här är 30 exempel på tjänster som du kanske skulle kunna hjälpa dina kunder med, om du tänkte till lite på dem? Kan din kund ha nytta av lite hjälp här?

1 Ökade intäkter
2 Ökad vinst
3 Tillväxt
4 Kassaflödesanalys, prognoser och övervakning
5 Affärsutveckling
6 Hjälp i kontakter med investerare, banken och Almi.
7 Anpassade rapporter
8 Analys av konton och kontorelationer 
9 Skuldsanering
10 Hjälp med fordringar
11 Skydd för tillgångar
12 Skatteplanering
13 Starta företag
14 Sälja och köpa företag, generationsskifte
15 Avveckla företag
16 Rekrytering
17 Löneadministration
18 Pensionsplanering
19 Fastighetsplanering
20 Hantera försäkringar
21 Hantera avtal
22 Kontakter med Försäkringskassan
23 Stöd som har med språkliga hinder att göra
24 Marknadsföring och försäljning
25 Bli mer digital
26 Erbjuda ett företagarnätverk av byråns egna kunder
27 Ekonomiutbildningar
28 Coachning av företagare i grupp
29 Lunchwebinarier 
30 Frukostmöten

Digital redovisningsbyrå: Hur du driver en framgångsrik redovisningsbyrå genom att byta arbetssätt och

 7 Prissättning

Hur prissätts en tjänst?

Kunden betalar för upplevt kundvärde. Det gäller för dig att addera värde till ditt erbjudande, och att förtydliga erbjudandet. Och det finns bara ett sätt att prissätta en tjänst, enligt Panalitix. Det är att gå ut med priset tydligt till marknaden och se hur villig kunden är att betala. Om kunden säger ja utan att tveka är priset sannolikt för lågt – värdet för kunden är högre än du tar betalt för.

Det är inte ovanligt att företagare tar olika betalt beroende på kundens betalningsförmåga. Är det en studentförening du hjälper eller ett stort kommersiellt företag? Hjälp det lilla företaget med lågt pris och höj priset i takt med att företaget växer. 

Sluta ta betalt per timme

Så här kan du gå till väga: 
Ta ut statistik på hur mycket du fakturerat respektive kund de senaste tre åren. Det är ett minimum på vad du ska ta betalt per månad. Addera sedan kostnaden för de tjänster du vill ska ingå, till exempel:

  • Två utvecklingssamtal per år.
  • Utbildning i ekonomi och bokföring.
  • Supportpaket med fria samtal. Räkna in alla femminuters-samtal och slå ut dem på alla kunder. 
  • Kvartalsmöten för att stämma av och rimlighetsbedöma bokföringen.
  • Arrangera seminarier. Dina kunder kan föreläsa för varandra. 
  • Ordna frukostmöten, dina kunder kan nätverka med varandra genom dig.

Alla kundmöten kommer att ge dig en väldigt stor insyn i företagen. Du lär känna kundens affär och kundens behov ---> kunderna ringer oftare och du får uppdrag du annars aldrig hade fått.

En modell är att skikta tjänsterna i tre olika paket: Bas, Mellan och Guld. Eller så kan du ha ett grundpaket med separata tilläggstjänster. 

Utvärdera din fasta prissättning regelbundet och ha gärna en testperiod om 6 månader. Får du en ny kund kan det vara svårt att veta hur mycket den vill ha hjälp med och vilken typ av hjälp. (Du själv bör däremot ha klart för dig vad varje tjänst är värd.) 

Ett annat alternativ är att lägga prisgolv och pristak. Säg att ni kommit överens om ett fast pris på 60 000 per år med pristak och prisgolv på 50 000 respektive 70 000. Även om det verkliga värdet hamnar över eller under så behöver kunden aldrig betala mer än 70 000 kronor. 

Ni kan också dela på variationen. Säg att ni kommit överens om ett fastpris på 25 000 kronor per halvår. När ni stämmer av visar det sig att värdet på det du levererat motsvarar 30 000. Då debiterar du bara 50% av merkostnaden = 27 500. Om värdet på det du levererat blev mindre, till exempel 20 000, så minskar du med 50% av mellanskillnaden och debiterar 22 500.

Tänk på att vara väldigt noga med vad som ingår i respektive tjänst när du och medarbetarna säljer in fler tjänster i era samtal med kunderna. Var tydlig med att alla övriga tjänster utom grundtjänsterna debiteras separat. Var över huvud taget alltid öppen och transparent med priset. Koncentrera er inte på att jobba ett visst antal timmar, koncentrera er på att skapa värde.

Digital redovisningsbyrå: Hur du driver en framgångsrik redovisningsbyrå genom att byta arbetssätt och

8 Genomföra

Nu blir det verkstad! Du kan börja jobba på ett nytt sätt med en, några eller alla kunder samtidigt. Var noga förberedd kring vem som ska göra vad i praktiken och kommunicera det muntligt. Tro på det du gör.

Här är några skäl till varför kunderna kommer att tycka om din byrå:
Kunden får mer för pengarna när ditt fokus skiftar från dåtid till framtid.
Fria samtal.
Fast pris.
Begriplig ekonomisk information som kunden kan agera på.
Utbildning i ekonomi.
Liten risk att något blir fel i bokföringen. (För kunden har fått utbildning och hör av sig om något är oklart, plus att du rimlighetsbedömer.)
Tillgång till ditt nätverk av andra företagskunder. Socialt och trevligt!

Så här kan du gå till väga:

  • Träffa så många som möjligt av dina kunder personligen. Boka helst upp personligt möte med var och en.  
  • Förbered budskapet
  • Samla ihop vanliga frågor samt dina svar.
  • Komplettera med ett formellt informationsbrev, ta gärna hjälp så att det ser proffsigt ut.
  • Bjud in till en kick-off. Saknar du ett nyhetsbrev eller en mejllista så är det ett bra alternativ, kompletterat med mejl.
  • Under hela processen, håll telefon öppen för att svara på frågor och var noga med att det inte kostar pengar för kunden att ringa och fråga.
  • Boka in utbildningstillfällen.
  • Skriv om och förnya era avtal.

Digital redovisningsbyrå: Hur du driver en framgångsrik redovisningsbyrå genom att byta arbetssätt och

9 Sälja

Merförsäljning är det mest kostnadseffektiva sättet att få nöjdare kunder. Ju mer du får chans att jobba som rådgivare, desto lättare kommer du ha att sälja in fler liknande tjänster. 

När du säljer in din tjänst behövs det som kallas social proof. Det är en verklighetsbaserad story om hur du hjälpt ett annat företag med något som liknar det du just försöker sälja in. Och hur bra det blev för det andra företaget. 

Panalitix medgrundare Rob Nixon listar i boken Remaining Relevant några enkla sätt att bli bättre på försäljning. Det är allmänt vedertagna tekniker och mycket bra att känna till. 

  • Ställ öppna frågor. 
    Fråga inte: Har du ett testamente? Fråga istället: Har du planerat för dina nära och kära den dag du inte finns längre? Fortsätt sedan med följdfrågor, borra dig djupare i ämnet med nya öppna frågor.
  • Förklara varför kunden behöver det du vill att hen ska köpa.
    Exempelvis: Du behöver en budget- eller likviditetsprognos precis som en annan av våra kunder. Den kunden har fått bättre likviditet och ökat vinsten tack vare en detaljerad och aktuell uppföljning.
  • Avsluta med att ställa en fråga.
    Alt 1: Du behöver tillämpa vår skattestrategi, du skulle spara mycket pengar. Alt 2: Vi har räknat ut att du skulle spara X SEK de kommande tio åren om du tillämpar vår skattestrategi. Jag är nyfiken, vad skulle du vilja göra med de pengarna om du hade dem?

Attrahera fler idealkunder

Den dag då du har utvecklat ditt erbjudande och vet vilka kunder du vill nå, är det dags att fundera på var de kunderna finns. Det är där – där dina idealkunder finns – som du kan satsa på långsiktig marknadsföring för att stötta försäljningsmålen. Ge idealkunderna ett löfte, visa vad du kan göra för dem. Varför ska jag läsa det här?, vill den potentiella kunden veta. 

Bygg varumärket digitalt 

Kunders rekommendationer är förstås den bästa marknadsföringen. Normalt sett möts vi fysiskt hemma hos varandra, på events, i arbetet, på gator och torg. Men hela internet är också som en enda stor mötesplats. (Och ett bibliotek.) Du behöver skapa förutsättningar för att bygga relationer med kunder på internet också. Och konvertera dem till verkliga kundrelationer. Är du stor på internet är du sannolikt stor i den fysiska världen också, och tvärtom. 

 Här kan du göra en snygg, proffsig och gratis webbsajt med Visma

Nästan alla svenskar googlar varor och tjänster innan de köper. Syns din redovisningsbyrå i sökträffen? Det gäller att ligga bland de tre översta. Din webbsajt är ditt skyltfönster och din försäljningskanal.

Men det ger också ett seriöst och socialt intryck att ha ett aktivt konto på Facebook. På Linkedin kan du som byråledare presentera dig som yrkesmänniska och ytterligare bygga förtroende.

Varför inte skicka ett pressmeddelande till lokala medier, om det finns nyhetsvärde för deras läsare? Om ni till exempel byter inriktning, flyttar, tar in extern kompetens i styrelsen eller byter vd. Eller om ni vill ge en kommentar till en ny lag eller liknande. Ta småföretagarnas perspektiv och var deras röst, så kommer ni att få genomslag.  

 Skriv ut och läs på: Superbra checklista i (bara) 9 steg 
 Kom igång snabbt: Arbetshäfte - 9 enkla och gratis workshops ni gör på kontoret redan imorgon

Summering

Vi hoppas att du känner dig pepp? Vill du ha mer handfast coaching och hjälp längs vägen? Använda moderna verktyg och göra bättre affärer? Läs mer här: Affärsutveckla med Visma. Vi har hjälpt många svenska redovisningsbyråer att ställa om och nå sina mål. 

Tack till våra källor

Anders Bernåker, Bengt Skough och Panalitix 

Annica Jönsson

 Följ Byråpodden på iTunes
 Följ Byråpodden på Google Play

Bygg din bästa byrå med Visma affärsutveckling

Jag vill veta mer